Автоматизация Excel и Google Таблиц с помощью ChatGPT: пошаговое руководство

Интеграция ChatGPT в Excel и Google Sheets позволяет превратить электронные таблицы в интеллектуальные инструменты. ИИ помогает: 

• генерировать формулы и скрипты; 

• анализировать большие данные; 

• переводить текст; 

• автоматизировать повторяющиеся задачи. 

Как получить ChatGPT API

Чтобы использовать ИИ в Excel или других программах, понадобится API-ключ от OpenAI. Это уникальный идентификатор, который позволяет отправлять запросы к GPT-модели из внешних приложений. Чтобы его получить:

• Перейдите на сайт openai.com ^[1]

• Зарегистрируйтесь через аккаунт Google, Microsoft или номер телефона. Для российских пользователей есть ограничение: нужен VPN и иностранная банковская карта.

• Войдите в свой аккаунт и нажмите иконку профиля в верхней правой части экрана.

• В меню выберите «View API Keys» (Просмотреть ключи API). Или перейдите на эту страницу, выбрав вкладку «API Keys» в боковом меню.

• На странице «API Keys» нажмите «Create new secret key» (Создать новый секретный ключ).

• Появится окно с вашим API-key. 

После закрытия окна ключ больше не будет отображаться полностью, поэтому сразу скопируйте и сохраните его в надежном месте.

Как работает оплата

ChatGPT обычно работает по подписке, но при использовании API вы платите только за реальные запросы. Оплата начисляется за количество использованных токенов (1 токен ≈ 1 слово или часть слова).

Надстройка ChatGPT для Excel

Плагин ChatGPT for Excel — расширение, которое интегрирует ИИ в вашу таблицу. Надстройка совместима с Excel версий начиная с 2016 года, а также с Microsoft 365. Для работы плагина нужен API-ключ. Как его получить, рассказали выше.

Установка надстройки

• Откройте MS Excel и перейдите на вкладку «Вставка» в верхней панели инструментов.

• Найдите опцию «Получить надстройки» или «Надстройки Office». Откроется магазин Microsoft AppSource.

• В строке поиска введите ChatGPT и нажмите Enter.

• Найдите официальную надстройку ChatGPT for Excel в результатах поиска.

• Нажмите «Добавить» и, при необходимости, предоставьте разрешения для установки.

• После завершения установки надстройка появится на вкладке «Главная» в ленте Excel.

Настройка плагина

Перейдите на вкладку «Главная». Найдите и нажмите на кнопку ChatGPT. Должно открыться окно или боковая панель управления надстройкой.

Чтобы плагин работал, его нужно подключить к сервису ChatGPT. Для этого вставьте скопированный API-ключ OpenAI в соответствующее поле.

В окне настроек можно выбрать:

• Языковую модель, например, GPT-3.5 или GPT-4.

• Температуру — уровень случайности ^[2] ответов. Низкая температура (например, 0.2) — более точные и детерминированные ответы, высокая (около 1.0) — более творческие и неожиданные. Обычно значение 0,7 считается приемлемым балансом между точностью и творчеством ^[3].

• Максимальное количество токенов — ограничение длины ответа. Если установить слишком низкое значение, ответы могут обрываться. Рекомендуется устанавливать значение в зависимости от задачи.

Работа с ChatGPT обычно сводится к тому, что вы выделяете ячейку или диапазон ячеек с данными, которые хотите проанализировать, а затем вводите запрос в окно надстройки. Например, можно попросить:

• Сформулируй основные настроения, выраженные в этих отзывах.

• Определи три самых высоких показателя продаж и соответствующие им даты

• Сгенерируй SQL-запрос для выборки всех клиентов из города Москва

• Спрогнозируй объем продаж на следующий месяц, учитывая сезонность и тренды.

• Переведи этот текст на английский.

• Сгенерируй краткое рекламное описание этого товара.

После обработки запроса ChatGPT вернёт результат, который будет отображён в выбранной вами ячейке или диапазоне.

Макрос Excel для ChatGPT

Макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic for Applications), автоматизируют взаимодействие с GPT-моделью через API. Это альтернатива готовым надстройкам.

Макрос отправляет запросы к ChatGPT и возвращает ответы в таблицу, при этом автоматически очищает и форматирует данные. Например, можно настроить макрос для автоматического создания формул или анализа данных.

Как создать макрос

• Перейдите на вкладку «Разработчик» в Excel (если ее нет, включите: «Файл» → «Параметры» → «Настройка ленты»).

• Нажмите «Visual Basic» или используйте комбинацию клавиш Alt + F11.

• В редакторе VBA выберите «Вставка» → «Модуль».

• Вставьте код макроса, указав ваш API-ключ.

• Закройте окно редактора VBA. Сохраните файл как книгу Excel с поддержкой макросов (.xlsm).

• Для работы с JSON в VBA потребуется библиотека JsonConverter. Скачайте ее здесь ^[4] и подключите в редакторе VBA через «Файл» → «Импорт».

Пример кода макроса:

Как использовать макрос:

• Введите запрос в ячейку (например, B3).

• Запустите макрос через «Разработчик» → «Макросы» → «ChatGPT_Request» → «Выполнить».

• Ответ появится в указанной ячейке (допустим, B4).

Автоматизация через макросы

Макросы подходят для пакетной обработки данных, например, генерации отчетов. 

Пример кода для анализа данных 

Нажмите Alt + F11 → «Вставка» → «Модуль». Вставьте код: 

Запустите макрос через «Разработчик» → «Макросы» → «AnalyzeSales» → «Выполнить». 

Интеграция ChatGPT в Excel через пользовательскую функцию

Функция для ChatGPT — специально созданная формула (UDF, User Defined Function), которая взаимодействует с искусственным интеллектом ^[5] через OpenAI API. 

В отличие от макросов (которые требуют ручного запуска) или плагинов (которые нужно устанавливать), эта функция работает на уровне ячеек. Ее можно использовать как обычную формулу Excel (например, =СУММ или =ВПР), что позволяет:

• обрабатывать десятки запросов параллельно;

• динамически обновлять ответы при изменении исходных данных;

• интегрировать ИИ-аналитику в существующие таблицы.

Как настроить функцию

• Нажмите Alt + F11, чтобы открыть редактор VBA. 

• Выберите «Вставка» → «Модуль». Вставьте код в новый модуль. 

• Замените “ВАШ_API_КЛЮЧ” на ваш реальный API-ключ. Закройте редактор VBA и вернитесь в Excel.

• Для работы тоже нужна библиотека JsonConverter. 

Как использовать функцию

Например, в ячейке C3 введите запрос: «Создай формулу для расчёта НДС 20% в столбце C».

В ячейке C4 введите формулу: =AIAssistant(C3)

Нажмите Enter. Функция отправит запрос к ChatGPT. Ответ появится в ячейке B4.

Интеграция ChatGPT в Google Таблицы

ИИ упрощает работу не только в Excel, но и в Google Sheets. GPT for Sheets — это официальное расширение для Google Таблиц, которое позволяет взаимодействовать с ChatGPT через API OpenAI. Оно предоставляет готовые функции для анализа данных, перевода текста, генерации контента и многого другого.

Как установить

Откройте Google Sheets и перейдите в «Расширения» → «Дополнения» → «Установить дополнения».

Найдите «GPT for Sheets» в магазине Google Workspace.

Установите дополнение и предоставьте необходимые разрешения.

После установки перейдите в «Расширения» → «GPT for Sheets» → «Настройки». Вставьте ваш API-ключ OpenAI в соответствующее поле.

Как использовать GPT for Sheets

1. Через меню дополнения. Выделите ячейки с данными, которые хотите обработать. Перейдите в Расширения → GPT for Sheets и выберите нужную функцию, например: перевести текст, классифицировать данные, сгенерировать текст и т. д.

2. Через формулы в ячейках. Дополнение добавляет в Google Таблицы специальные функции, которые можно использовать как обычные формулы. Например:

• перевод текста: =GPT_TRANSLATE(A1, "французский"), где A1 — ячейка с текстом для перевода;

• генерация текста: =GPT_GENERATE("Напиши описание для продукта: " & A1), где A1 — название продукта.

• классификация данных: =GPT_CLASSIFY(A1, "категории: электроника, одежда, продукты"), где A1 — текст для классификации.

Практические примеры использования ChatGPT в Excel

ИИ может стать помощником для решения сложных задач в Excel, автоматизации повторяющихся процессов и создания интерактивных инструментов. Ниже приведены несколько практических способов использования.

1. Создание расширенных условных формул

Пример: Отметить просроченные счета на основе сегодняшней даты.

Запрос: «Напиши формулу в Excel, чтобы отмечать счета, просроченные на 30 дней».

Формула: =IF(TODAY()-A2>30, "Просрочен", "В срок")

Формула сравнивает сегодняшнюю дату с датой в ячейке A2. Если разница больше 30 дней, счет помечается как «Просрочен».

2. Автоматизация проверки данных

Пример: Разрешить ввод только чисел от 1 до 100 в столбце B.

Запрос: «Создай формулу для проверки данных, чтобы в столбце B допускались только числа от 1 до 100».

Формула: =AND(B1>=1, B1<=100)

Как применить: 

• Выделите диапазон в столбце B. 

• Перейдите в «Данные» → «Проверка данных». Выберите «Пользовательский» и вставьте формулу.

Функция гарантирует корректный ввод информации в опросах, бюджетах или числовых значениях.

3. Создание интерактивных панелей мониторинга

Пример: Создать сводную таблицу для анализа ежемесячных продаж.

Запрос: «Как создать сводную таблицу для ежемесячных данных о продажах в Excel?».

Шаги: 

• Организуйте данные в столбцы (например, Дата, Сумма продаж, Категория товара). Выделите их и перейдите в «Вставка» → «Сводная таблица».

• Перетащите поля: «Месяц» в область «Строки», «Сумма продаж» в область «Значения». 

• Используйте «Сводная диаграмма» для визуализации данных.

Как снизить затраты

• Платите только за то, что реально используете.

• Применяйте оптимизированные промты, например, указывайте, что ответ должен быть не более 500 токенов.

• Включите кэширование — ответы сохраняются, и повторные запросы не требуют токенов.