Я хотела научиться управлять своим временем и перепробовала всё. Помог планировщик задач

Привет! Меня зовут Кира, недавно я стала лидом небольшой команды — всего четыре человека. Я думала, что работа не сильно изменится: раньше я тоже что-то организовывала, где-то координировала людей, брала на себя заказы. Оказалось иначе.

У меня полностью посыпался режим: с утра садилась за ноутбук и практически весь день не вставала. Про обед вспоминала уже во второй половине дня, когда начинала кружиться голова. 

Выходные я тоже часто проводила за ноутбуком (хотя раньше из принципа этого не делала). Мне казалось, что это удобное время: никто не пишет, и можно спокойно разобрать хвосты. Но при этом любое новое сообщение от клиента тут же выбивало из состояния отдыха. Я ловила себя на том, что проверяю переписки автоматически, просто из тревоги что-то пропустить.

Конечно, я понимала, что это не ок, и через пару-тройку месяцев я выгорю в ноль. Друзья тоже подливали масла в огонь разговорами о том, что жизнь проходит мимо.

Поэтому я начала думать, как организовать хоть какой-то тайм-менеджмент, чтобы почувствовать, что это я управляю работой и задачами, а не они мной.

Оказывается, дело не в отсутствии дисциплины

Скажу честно, мне всегда было сложно с самоорганизацией, и я привыкла списывать это на лень. Но чем глубже я рефлексировала, тем больше задумывалась о том, что проблема шире. Поэтому я немного копнула в психологию и нейронауку. 

Очевидно, что управление временем — это навык, и, как любой навык, его приходится тренировать. А мозгу ^[1] это не особенно нужно: ему проще закрыть задачу как угодно и отключиться. И тут ещё сверху добавляется несколько препятствий: 

1. Когнитивная перегрузка. Когда весь день уходит на работу, на новый скилл просто не остаётся сил.

2. Лимит оперативки. Мы теряем до 70% информации ^[2] уже через сутки. Если задачу не зафиксировать сразу, есть шанс о ней не вспомнить.

3. Проблемы с мотивацией ^[3]. Мозг ждёт быстрой награды. Если действие её не даёт, мотивация ^[4] падает. Это называется reward prediction error ^[5]. Поэтому ежедневники и бросают через пару дней — заполнение требует усилий, а заметного профита сразу нет.

4. Ловушка инструментов. Есть такой эффект — overjustification ^[6]. Когда мы берём новый инструмент, он превращается в самоцель. Например, скачал приложение, и уже чувствуешь себя продуктивным. Но по сути это иллюзия: задачи по-прежнему остаются несделанными.

В общем, для меня планирование времени сразу выглядело как задача со звёздочкой. Тут и тревожность, и страх ^[7] подвести команду, и при этом надо было как-то встроить само планирование (!) в уже перегруженный график.

Я не стала ничего выдумывать и взялась за проверенный план: определиться с набором инструментов, которые будут мне помогать, а потом придумать несколько привычек, как их не забросить.

Собрала свой пул инструментов управления задачами

Знаю, что многим людям удобнее использовать обычный блокнот вместо to-do приложения, и для них это работает лучше. Зачем заставлять себя переходить на технологии, если вам это не нужно?

Расскажу, что именно рассматривала, от чего отказалась и что выбрала в итоге. 

Для понимания общей картины по задачам в команде

Раньше мы всё обсуждали и вели в телеграме, но куча всего терялось. Я просто не понимала, сколько всего на самом деле в работе. Поэтому мы начали пользоваться таск-трекером. Выбрали YouGile ^[8] за простоту и возможность пользовать бесплатно без ограничений по функциям.

На создание доски ушёл примерно час: я перенесла туда все задачи, расставила сроки, добавила приоритеты и позвала команду. Для меня это оказалось важным потому, что не пришлось тратить полдня на настройки, я не потеряла мотивацию ^[9] тут же начать им пользоваться.

Поставила уведомления так, чтобы трекер напоминал о задачах за три дня до дедлайна — хватает, чтобы не гореть и не дергать всех каждый час.

Мы договорились, что обсуждения теперь будут идти в чатах задач. С телефона это оказалось даже удобнее, чем в телеге: можно так же быстро накидать пару сообщений по теме, но при этом всё остаётся привязано к задаче и не теряется.

Доска в трекере дала мне ощущение контроля. То самое, от которого можно оттолкнуться и дальше уже начать что-то улучшать. Потому что невозможно планировать, пока нет уверенности, что ты вообще можешь с этим справиться. 

Дам банальный совет — если это возможно, выбирайте простой сервис, чтобы быстрее втянуться и вести там задачи. 

Для ежедневных мелких тасок

Следующий вопрос — где фиксировать всякую операционку. Это те мелкие дела, которые даже на подзадачу не тянут: условно, созвониться, что-то спросить у коллеги, переслать документ. 

За всю жизнь я использовала четыре инструмента для этой цели.

1.  Google Документы

Какое-то время вела список в отдельном документе. Это казалось логичным: вкладка у меня всегда открыта, значит, дела будут под рукой. Я сделала чекбоксы и стала туда заносить ежедневные таски. 

Плюсы:

• сервис бесплатный и доступен с любого устройства;

• добавлять задачи быстро, ничего не надо настраивать;

• удобно хранить рядом ссылки или фрагменты переписок;

• можно поделиться документом и превратить его в общий чек-лист.

​​Минусы:

• нет встроенных уведомлений и дедлайнов;

• всё обновляется вручную, список быстро устаревает;

• при большом количестве задач документ превращается в неудобную простыню;

• чтобы не потерять сроки, всё равно приходится дублировать задачи в календарь или трекер. 

Такой способ работал, но с очевидными косяками. Чтобы список оставался актуальным, нужно постоянно отмечать выполненное вручную, а если целый день не открывала документ, могла легко забыть про какие-то таски. 

В итоге решила поискать более удобный инструмент. Хотя знаю людей, которые так ведут списки и довольны. Если вам комфортно, то незачем менять.

2. Google Таблицы

После списка в гуглдоках я решила попробовать таблицу. Сделала четыре колонки: задача, дедлайн, статус и комментарий. Для наглядности добавила подсветку: если срок прошёл, строка становилась красной. А для статусов использовала выпадающий список со своими цветами: «готово» — зелёный, «в работе» — жёлтый, «в плане» — серый. Так можно было хотя бы быстро отличать выполненные задачи от тех, что ещё в процессе.

Плюсы:

• бесплатный инструмент и доступен на любом устройстве;

• можно придумать удобную структуру под себя;

• легко сгруппировать похожие задачи или отфильтровать по срокам;

• подсветка помогает быстро понять, что уже просрочено.

Минусы:

• каждое действие чуть более громоздкое, чем в сервисах для задач;

• нет напоминаний, поэтому легко пропустить срок;

• если список не обновлять каждый день, он быстро становится бесполезным.

Первую неделю это даже вдохновляло: открываешь таблицу, и всё разложено по полочкам. Но для мелких дел таблица оказалась слишком громоздкой. На обновление уходило больше времени, чем на сами задачи, и я быстро перестала её открывать.

Несмотря на то, что я исключила для себя инструмент, хочу отметить, что у него есть своя ниша. В таблице удобно вести общий список задач с клиентом или подрядчиком. Не важно, кто как привык работать — зайти и отметить статус сможет любой. То есть это хороший вариант для совместного контроля, но не для операционки.

3. Бумажный ежедневник

Сейчас не иронично — я полгода вела задачи в бесплатном корпоративном ежедневнике. В той компании никаких трекеров не было: только Outlook и твоя личная дисциплина. Тогда это работало, потому что все вокруг делали так же. Я решила попробовать вернуть эту привычку. Блокнотов у меня хватает: я из тех, кто покупает красивые молескины и откладывает до лучших времён.

Плюсы:

• запись от руки помогает лучше фиксировать и запоминать задачи;

• никакой почты и чатов рядом, только список;

• сам процесс может быть приятным, особенно если вы любите красивые блокноты.

Минусы: 

• никакого напоминания о сроках — легко просто забыть про дело;

• писать от руки дольше, чем набросать то же самое в телефоне или ноутбуке;

• ежедневник всегда с тобой только если не забыл его дома или в другой сумке.

  

Первые дни было приятно — записывать дела и ставить галочки. Но быстро стало понятно, что поддерживать такую систему тяжело. Писать уже непривычно, переносить задачи с дня на день утомительно, а через неделю список превращается в кучу зачёркиваний.

Бумажный ежедневник может быть хорошим вариантом как способ на время отрезать себя от экранов, но для меня он оказался слишком непрактичным. В итоге я оставила блокнот только для заметок и быстрой фиксации идей.

4. To-do сервисы

Перепробовала разные варианты: Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks. Чаще всего возвращалась к Напоминаниям в Apple, потому что для меня это привычный интерфейс и синхронизация между устройствами. Задачи добавляются быстро, можно сразу поставить время или дату.

Плюсы To-do инструментов:

• быстрый ввод задач;

• бесплатного функционала хватает за глаза;

• гибкие напоминания: по времени, дню недели, повторяющиеся;

• можно делать разные списки («на сегодня», «важное» и т.д.);

• минимальный порог входа — ничего настраивать не нужно.

Минусы:

• рабочие дела начинают путаться: часть в трекере, часть в списке, и приходится держать в голове два инструмента;

• со временем копятся десятки задач в разных списках, и их всё равно приходится разбирать вручную.

В итоге я выяснила, что в трекере YouGile тоже можно вести личный список задач, и решила, что это самый логичный путь — держать всё в одном месте, чтобы не переключаться между вкладками. 

Придумала алгоритм планирования

Просто выбрать инструменты мало. Поэтому я придумала себе простой алгоритм: что делать утром, что вечером и с чего начинать неделю. 

Каждый понедельник:

• Разбираю все задачи на неделю: пинги, полноценные таски, встречи. 

• Выбираю 3–5 самых главных тасок, на которых нужно сфокусироваться.

• Ставлю крупные задачи в таск-трекер, личные или микро-таски уношу в календарь/to-do.

• Проставляю везде дедлайны и ставлю стикер «Приоритет»:  может подождать, сделать как можно скорее или закрыть задачу ASAP.

• Проверяю, что ко всем встречам есть ссылки.

Каждое утро (кроме понедельника):

• Чекаю адекватность и актуальность задач, которые поставила в понедельник. Если что-то срывается или не влезает в команду — переношу. 

• Напоминаю команде про сроки, а также предупреждаю, если что-то перенесла. 

• Сверяюсь с фокусами, которые установила в понедельник. 

Каждый вечер:

• Напоминаю коллегам, что пора обновить статусы задач и подзадач. 

• Отмечаю всё сделанное, переношу на следующий день то, что не влезло. 

• Если нужно кого-то пингануть утром, ставлю отложку в сообщениях. 

За счёт этого появился чёткий «скелет». Даже если день идёт не по плану (что бывает часто), у меня есть точка опоры, к которой можно вернуться.

Тут ещё одна важная мысль — планирование должно стать ритуалом, а не обязаловкой. Поэтому я придумала себе маленький якорь: перед тем как открыть трекер, наливаю кофе с любимым сиропом. Одно и то же действие каждый день — и мозг быстро переключается в нужный режим. Плюс, это маленькая радость, с которой проще начать довольно монотонное занятие.

Подключила ЗОЖ

Если сил едва хватает на работу, то на планирование их тем более не останется. Я просто я перестала отмахиваться от очевидных вещей и выбрала те, которые дают мне ресурс.

1. Нормально спать. Все говорят «высыпайся», а я взяла и выспалась. Встала другим человеком, поэтому всем советую хотя бы не меньше 7 часов.

2. Убрать лишние отвлекающие стимулы. Мы с вами подсели на быстрый дофамин: рилсы, каналы и чаты. Чтобы «поменять прошивку», я сократила время в соцсетях и перед сном ^[10] стала принудительно читать книгу. Не мучаю себя научпопом, выбираю что-то лёгкое (но здесь на вкус ^[11] и цвет).

Плюс в том, что мозг отвыкает от мгновенных наград и учится прикладывать усилия, чтобы получать информацию. Долгие таски потом воспринимаются спокойнее, их проще закрывать = меньше перерабатываешь. 

3. Установить границы в переписке. Завела отдельный рабочий аккаунт в Telegram и выхожу из него после 20:00. Да, пришлось объяснять людям, куда писать, и поначалу было как-то виновато. Но тревожности стало в разы меньше.

Ещё один бонусный лайфхак — иногда выбираться из дома. Новая обстановка как будто включает режим «собранности»: меньше соблазна растягивать задачу на весь день. Я пробовала работать в нескольких кафе, пару раз в библиотеке, а недавно даже тестировала формат «офиса в поезде» за границей. Опыт ^[12] забавный: шумновато, но зато задачки закрываются бодро.

Как живу теперь

Сейчас у меня есть система, которая работает, хотя далеко не на 100%. Часто срываюсь: могу залипнуть в рабочий чат вечером и провести там пару часов, хотя обещала себе не открывать. Или утром сразу начинаю отвечать клиенту, вместо того чтобы спокойно расписать день.

Но я рада, что не пыталась построить идеальную схему. Моя цель была проще — сделать так, чтобы большая часть работы стала предсказуемой. И это получилось. 

Выходные у меня снова почти свободные. «Почти» — потому что иногда я всё равно подчищаю долги или думаю: «ну ладно, сейчас на полчасика сяду». Но даже это — огромный прогресс по сравнению с тем, что было.

Личные дела я пока не загоняю в систему. Не хочу превращать отдых в ещё одну канбан-доску. Может, когда-нибудь поменяю мнение, но сейчас мне и так нормально.

А эту статью точно буду перечитывать, чтобы напоминать себе, как однажды чётко и красиво всё придумала :)

Расскажите, как у вас с самоорганизацией? Нашли свой способ или пока пробуете разное?