Open Space: как выжить в аквариуме

Наталия Смирнова

Старший консультант 1С, «КОРУС Консалтинг»

Многие ИТ-компании используют опенспейс в офисах для экономии бюджета и стимуляции кросс-командного взаимодействия. Открытая планировка облегчает коммуникацию, но сотрудники зачастую ощущают снижение концентрации внимания ^[1], испытывают стресс ^[2] и переутомление из окружающего шума.

Меня зовут Наталия Смирнова, я старший консультант в департаменте 1С в «КОРУС Консалтинг», и в этой статье мы проанализируем психологические аспекты работы в общем пространстве и разберем практические инструменты защиты от потери эффективности.

Опенспейс (от англ. open space — «открытое пространство») — популярный тип офисной планировки, при котором рабочие места сотрудников располагаются в одном большом помещении без капитальных стен. Вместо отдельных кабинетов в лучшем случае используются легкие мобильные перегородки. Зонирование в основном осуществляется за счет мебели, растений или разного уровня освещения. Изначально эта концепция была призвана разрушить барьеры между отделами и иерархическими уровнями: способствовать более тесному взаимодействию, ускорять обмен информацией и генерировать новые идеи благодаря спонтанным обсуждениям. 

Особую популярность опенспейс приобрел именно в ИТ-индустрии, и на то есть несколько веских причин.

1. Гибкость и масштабируемость. Добавить новые столы или переставить существующие не составляет труда.

2. Многие проекты ведутся кросс-функциональными командами, где разработчики, тестировщики и менеджеры должны постоянно коммуницировать. 

3. Открытые пространства визуально создают атмосферу демократичности, равенства и коллективного творчества ^[3]. Кроме того, такая планировка зачастую дешевле в организации и обслуживании, чем множество отдельных кабинетов.

Сейчас открытые офисы, коворкинги и общественные пространства стали символом современной работы. Однако их главное преимущество часто оборачивается проблемой для продуктивности. 

Причина — в древних механизмах работы нашего мозга ^[4], которые не эволюционировали так же быстро как дизайн интерьеров. Наш мозг — высокочувствительная система сигнализации, настроенная на выявление потенциальных угроз. Периферическое движение, будь то мелькание коллеги у кулера или чья-то тень за спиной, мгновенно захватывает наше внимание ^[5]. Это — генетическая память ^[6] наших предков, для которых любое движение могло означать опасность или добычу. Мозг бессознательно обрабатывает эту информацию, отвлекая ресурсы от решения рабочих задач. 

Схожий эффект производит и фоновый шум. Пока кто-то разговаривает по телефону, наш мозг инстинктивно пытается «декодировать» речь, даже если мы сознательно не вслушиваемся в слова. Это явление, известное как «эффект коктейльной вечеринки», заставляет нейронные сети работать вхолостую, что приводит к ментальному истощению. Постоянная нагрузка на систему внимания вызывает стресс ^[7] и снижает когнитивные функции такие как память и креативность.

Таким образом, наша неспособность игнорировать движение и шум в открытых пространствах — это не недостаток дисциплины, а естественная реакция ^[8] мозга, запрограммированного на выживание. 

Из личного опыта ^[9]: к примеру, при написании технического задания или вычитке функциональных требований заказчика мне часто приходится бронировать переговорку или пользоваться берушами (специально держу под рукой).

В то же самое время при грамотной организации и правильной корпоративной культуре открытое пространство может стать мощным инструментом для усиления командного духа и неформального обмена знаниями.

Главное преимущество open space — стирание физических и иерархических барьеров. Когда сотрудники из разных отделов сидят рядом, они невольно начинают общаться. Общие перерывы и возможность быстро собраться для мозгового штурма создают чувство единства. Команда перестает быть набором аватарок в мессенджерах, а становится живым организмом, где проще выстроить доверительные, почти дружеские отношения.

Мимоходом заданный вопрос коллеге порой решает проблему, на которую в формате переписки ушло бы несколько часов. Молодой специалист, услышав, как опытный коллега обсуждает сложный проект, получает бесценный урок, недоступный в официальных мануалах.

Из личного опыта: однажды при работе со сложными отчетами мы с разработчиком никак не могли понять друг друга, даже в формате видеосозвонов, пока я не попросила его приехать в офис и не сесть рядом со мной. Все сложности были преодолены за один рабочий день.

Чтобы сохранить продуктивность и психическое здоровье в условиях опен-спейса, необходима как индивидуальная защита от отвлекающих факторов, так и свод корпоративных правил. 

«Глубокая работа»

Концепция, популяризированная Кэлом Ньюпортом, предполагает продолжительные периоды непрерывной концентрации над сложной задачей. Суть в том, чтобы выделять в расписании блоки времени (от 60 до 90 минут), полностью посвященные одному делу. В это время вы сознательно игнорируете все внешние раздражители ^[10] — почту, соцсети, сообщения в мессенджерах. Это не просто «поработать», а целенаправленная тренировка внимания.

Шумоподавляющие наушники

Один из главных врагов концентрации — шум. Noise-cancelling наушники (в крайнем случае, примитивные беруши) создают личный акустический кокон, отсекая фоновые разговоры коллег, гул офисной техники и уличный грохот. Это не просто гаджет для прослушивания музыки, а мощный инструмент, сигнализирующий вашему мозгу, что пора сосредоточиться. В сочетании с фоновой инструментальной музыкой или белым шумом они превращают любое пространство в личный кабинет.

Визуальные сигналы

Технологии и методики бесполезны, если коллеги постоянно вас отвлекают вопросами. Ясный визуальный сигнал (например, специальная табличка на мониторе) вежливо, но недвусмысленно сообщает: «Я в режиме фокуса, не беспокоить». Это устанавливает границы и позволяет окружающим уважать ваше рабочее время.

«Часы тишины» 

Это выделенные блоки времени (например, с 10:00 до 13:00), когда вся команда соблюдает «режим полета». В эти часы отключаются уведомления в мессенджерах, не назначаются встречи и не ожидается мгновенных ответов. Это защищенное время для решения сложных задач, требующих максимальной концентрации, что значительно повышает качество работы.

Использование переговорок

Поощряется бронирование переговорок для запланированных дискуссий, а спонтанные митинги должны переходить в выделенные для этого зоны или каналы, не нарушая рабочий настрой коллег.

Культура асинхронной коммуникации

Это основа эффективной удаленной работы. Вместо того чтобы ждать немедленной реакции, задача или вопрос формулируются в письменном виде (в почте, мессенджере) максимально полно и понятно. Это позволяет коллеге ознакомиться с информацией и дать обдуманный ответ в удобное для него время без прерывания выполнения текущих задач.

Внедряя эти соглашения, команда инвестирует не только в сиюминутную продуктивность, но и в долгосрочное снижение уровня стресса ^[11] и выгорания. Речь идет о создании среды, где уважаются время и фокус каждого, что в итоге приводит к выдающимся результатам.