Боремся с отвлекающими факторами удаленки. Часть 2

Снова мы возвращаемся к отвлекающим факторам удаленки. В прошлый раз ^[1] рассмотрели влияние окружения, рабочего пространства и социальных сетей. А в этот поговорим о более индивидуальных вещах – обстановке на рабочем месте, мультизадачности и прокрастинации, эмоциональном выгорании.

Хаос рабочего пространства

Проблема: окружение, не соответствующее сформировавшейся рабочей привычке, отвлекает.

Принято считать, но на рабочем месте должен быть порядок. Но вовсе не упорядоченность кружек и блокнотов формирует рабочий настрой. Еще в 2019 году в Microsoft пытались установить, какая обстановка на рабочем месте способствует продуктивности. Опросили инженеров-программистов и выяснили, что объединяет многие рабочие места персонализация – 67.4% ставят на рабочее место семейные/личные фотографии (65.6 %), чашки с логотипами (59.7 %), вешают постеры (35.5 %), растения (16.2 %) и даже игрушки (12.0 %). Результаты описаны в работе The Effect of Work Environments on Productivity and Satisfaction of Software Engineers (Johnson et al., 2019) ^[2]. Правда, здесь тоже можно придраться – в исследовании не было четкого количественного вывода «больше персонализации = больше продуктивности». То есть связи обнаружили, но она не была однозначной.

В другой работе – The Impact of Different Virtual Work Environments on Flow, Performance, User Emotions, and Preferences (Kiluk et al., 2023) ^[3] – сравнивали продуктивность людей в различных виртуальных рабочих средах. Участники выполняли логические задания, имитирующие умственную работу. Выяснили, что в минималистичных средах они чувствовали себя более сосредоточенно. Обстановка, визуально богатая деталями, воспринималась как более «комфортная», но в то же время отвлекающая.

Да, знакомые вещи и порядок их размещения создают уют, но нужен баланс между уютом и минимализмом. Исследование Kiluk et al. показывает: слишком много визуальных стимулов может отвлекать. Если рабочая зона заполнена яркими деталями/много декоративных предметов, мозг ^[4] запросто отправляется по ним на «прогулку». Однако нет универсальной обстановки для всех: кому-то нужен чистый офис-минимализм, кому-то заваленное бумагами личное пространство. Стоит поэкспериментировать, чтобы понять собственные предпочтения.

Решения: Свой “порядок” на рабочем столе. Порядок взят в кавычки, потому что некоторым нужна обстановка, которая не вяжется с этим определением. Но она должна быть своя – тут важна персонализация.

И не путайте комфорт с расслаблением. Если рабочее место становится слишком уютным – диван, подушка, теплое освещение – рабочая зона может превратиться в место для прокрастинации. Для последней лучше выделить дома отдельную зону, даже если это просто другой угол той же комнаты.

Мультизадачность (мираж эффективности)

Проблема: хочется сделать всё и сразу, желательно параллельно. В итоге ничего толком не сделано.

Если не закапываться глубоко в исследования, существует некоторая “общая когнитивная способность к многозадачности”. Эффективность зависит не только от рабочей памяти ^[5], но и от стратегии (как выполняются задачи – серийно или с перекрытием), а также способностей к адаптации. Плюс чтобы делать несколько дел параллельно, надо обладать специфическими навыками для разных типов задач (все это изложено в исследовании University of Surrey ^[6]). Это значит, что многозадачность ^[7] – скорее индивидуальная черта для определенных сценариев, а не “все могут и должны так работать”. При этом параллельно выполнять несколько сложных задач может очень малый процент людей.

Решения:

Не надо идеализировать многозадачность. Часто это всего лишь иллюзия продуктивности с побочными эффектами в виде усталости.

Напишите список MIT (Most Important Tasks). Выберите 1-3 главные задачи на день. Если сделано, вы – герой дня.

Техника «один таймер – одна задача» (вариация Помидорро). Помечаете задачу, включаете таймер на 50–90 минут и работаете только над ней. После — 10–20 минут отдыха (мы писали о технике помидорро ^[8]). 

Прокрастинация

Проблема: дела откладываются до тех пор, пока их не станет слишком много, чтобы откладывать.

Согласно теории временной мотивации ^[9] (Temporal Motivation Theory, TMT), мы иррационально откладываем дело, если вознаграждение за выполнение задачи кажется далеким, а стоимость или неприятность выполнения – высокой ^[10]. Это значит, если задача скучная и вознаграждение за её выполнение светит только через две недели, то прокрастинация более вероятна. Также человек может откладывать выполнение, чтобы избежать негативных эмоций ^[11], когда задача вызывает дискомфорт, тревогу или страх ^[12] неудач.

Глубинные причины прокрастинации – популярная тема различных исследований:

• Согласно обзору The nature of procrastination: a meta-analytic and theoretical review… ^[13] ключевые “всадники” прокрастинации – это неприятие задачи (task aversiveness), низкая самоэффективность и импульсивность.

• Исследование Investigating the structural model of procrastination based on transdiagnostic factors ^[14] выявило интересную последовательность: перфекционизм → нарушение эмоциональной регуляции → тревога/депрессия → прокрастинация.

• В исследовании The Chain Mediating Effect of Negative Perfectionism on Procrastination… ^[15] показано, что негативный перфекционизм влияет на прокрастинацию через страх неудачи и так называемое истощение воли (ego depletion).

Решения:

Если задача скучная, разбей ее на мини-подзадачи, чтобы приблизить вознаграждение и уменьшить ощущение «надо через две недели».

Если есть страх неудачи, поработайте над ожиданиями: можно не идеально, можно просто начать.

Если стресс/контекст сложный, уделите внимание ^[16] эмоциональной регулировке: дыхательные упражнения, тайм-аут, переключение.

Если вы импульсивны и легко отвлекаетесь, минимизируйте отвлекающие стимулы, установите внешние сроки/обязательства.

Каша из дел и беготни вместо расписания

Проблема: когда нет маршрута на работу, границы между «домом» и «офисом» стираются. День превращается в бесконечный марафон кофе и самоупреков.

Есть много исследований, подтверждающих, что распорядок действительно помогает нам сосредоточиться на работе:

• Умственная нагрузка меньше, если действия автоматизированы: когда у вас есть устойчивый распорядок, меньше «что делать дальше?», меньше переключений внимания.

• Переход «дом → работа» и «работа → дом» становится чётким: распорядок помогает разграничить время работы и время отдыха, что снижает перегрузку и помогает сосредоточиться.

• Стабильное время сна/пробуждения и работы усиливает циркадные/биологические ритмы, что помогает когнитивной функции (лучше внимание, память) и снижает усталость.

Статья Daily Routine of Successful Remote Workers ^[17], хоть и не академическая, но описывает, почему у удаленных работников с четким распорядком были выше показатели продуктивности. В целом и другие исследования показывают, что системность и структура дня — не просто рекомендация, а поддержка когнитивной функции и концентрации при удаленной работе.

Решения:

Фиксированный график сна ^[18]. Да, скучно, но сон ^[19] – главный союзник фокусировки на рабочих задачах в течение дня. Стабильный сон = меньше отвлечений из-за усталости.

Утренний ритуал для “включения на работу”: кофе, рабочая футболка, 5 минут планирования – сигнал мозгу включиться.

Интенсивность удаленки (например, работа и по выходным тоже) + высокая нагрузка + слабые границы работа/дом = серьёзный риск выгорания.

Эмоциональное выгорание (тёмная сторона продуктивности)

Проблема: дисциплина не бесконечна, силы исчезают.

Саморегуляция, дисциплина (управление временем, способность «отключиться», умение организовать работу онлайн) – важные защитные факторы: если ими пренебрегать, риск выгорания растёт.

Решения:

Реалистичные ожидания. Никто не продуктивен 24/7. Планируйте “средние” дни, а не только идеальные.

Дни без встреч. Запланируйте в неделю 1-2 дня без звонков, только глубокая работа.

Наблюдайте за энергией. Когда вы наиболее бодры? Планируйте важные задачи на это время. В «энергетические провалы» – рутинную работу.

Не забывайте вовремя отдыхать.

Мы уже много лет работаем только удаленно и уверены, что при правильной “настройке” удаленки так эффективнее. Кстати, есть исследования, подтверждающие это мнение. Например, Hubstaff ^[20] в своем отчете 2024 года отметил, что удалённые работники в среднем отвлекаются от своих задач 2.78 раз в сутки, а офисные – 3.40 раза. Время фокусировки на работе у первых 22,75 часа, а у вторых – 18,6 часа в неделю.

Но та самая “настройка удаленки” – не разовая акция. Периодически каждый из нас снова наступает на какие-нибудь грабли из приведенного в двух статьях списка и начинает заново обдумывать границы, условия и подходы к работе. Это непрерывный