Ваш рабочий день не в «Фокусе»

Переключение с задачи на задачу в течении рабочего дня, для кого то это привычно и он так работает всегда, утопая в илюзии что он много сделал и мега эффективен. Если проанализировать и углубиться в науку, то получится что это наоборот губительно для продуктивности. Совещания, сообщения в рабочих чатах, письма на почту, руководитель со своим микроменеджментом. И вот ты уже забыл что делал 10 минут назад. Когда часто приходится менять шляпы, прыгать с проекта на проект это все равно что читать несколько книг одновременно, можно, но не так эффективно как одну за одной. При переключении теряется энерция и тебе приходится снова разгоняться на новом для тебя, уже забытом контексте. Есть еще необходимость возвращения в нужное состояние ума.

В книге Думай как математик Барбара Оакли выделяет два основных режима работы мозга ^[2] при обучении ^[3] и решении задач:

• Рассеянный режим (Diffuse Mode)

  • Внимание ^[4] расслаблено.

  • Мозг устанавливает связи между разными областями знаний.

  • Часто приводит к инсайтам и неожиданным решениям.

Это то как раз то, как мне кажется, чего нет у современного человека. Мы всегда пытаемся заполнить пустоту. И по зачастую не пользуемся этим режимом работы мозга.

• Сфокусированный режим (Focused Mode)

  • Внимание направлено на одну конкретную проблему или задачу.

  • Хорошо работает при решении знакомых задач.

  • Позволяет выполнять пошаговый анализ.

  • Требует усилий и энергии.

Для выполнения сложной интеллектуальной работы чаще всего требуется сфокусированный режим. Но без периодов рассеянного мышления ^[5] его эффективность со временем падает.

Вот как это бывает в жизни. Пишешь отчёт для руководства, и вдруг приходит сообщение в рабочий (или не очень) чат.

Мозг делает примерно следующее:

1. Выгружает часть контекста отчёта из рабочей памяти ^[6].

2. Загружает контекст сообщения.

3. Обрабатывает сообщение.

4. Пытается восстановить контекст отчёта.

Усугубляется все тем, что восстановление контекста не мгновенное. После переключения остаётся так называемый attention residue — часть внимания ещё занята предыдущей задачей. Всегда переключение между задачами имеет цену. И чем сложнее задача тем выше цена, еще и часты переключения снижают качество мышления. Для сложной интеллектуальной работы часто требуется от 5 до 15 минут на вход в поток. Ещё больше времени для восстановления после серии отвлечений. Поэтому десять уведомлений за час могут фактически уничтожить большую часть продуктивного времени.

Идея многозадачности ^[7] как ускорителя продуктивности в основном миф. Хотя может казаться, что вы делаете больше, переключение между задачами на самом деле приводит к когнитивной перегрузке. Каждое переключение влечет за собой “стоимость переключения”, короткий момент, когда ваш мозг перефокусируется, истощая умственную энергию и увеличивая вероятность ошибок.

Есть разница между многозадачностью (выполнением двух когнитивных задач одновременно, что почти невозможно) и переключением задач (быстрым чередованием задач). Последнее – это то, что большинство людей называют многозадачностью, и именно это истощает когнитивные ресурсы.

Настоящая продуктивность приходит от сосредоточенного внимания на одной задаче за раз, что позволяет глубже концентрироваться и получать более качественный результат. Приоритизация и последовательное решение задач, а не одновременное, гораздо более эффективная стратегия.

По исследованиям частое переключение контекста сильно снижает эффективность. Это утверждение верно для задач где требуется постоянная концентрация.

В книге “Управление временем для системных администраторов” Томас Лимончелли предлагает радикальные идеи. Основная мысль минимизировать переключение контекста а то и вовсе свести его максимально к нулю.

1. Не принимай каждое входящее обращение немедленно. Для новых запросов есть всего три варианта: делегировать, записать в задачу, выполнить сразу, если это действительно быстро. В этом нам помогает матрица Эйзенхауэра Самый плохой вариант: бросить текущую работу, начать делать новую, оставить обе задачи наполовину завершёнными.

2. Защищай большие блоки времени Для серьёзных проектов нужны защищённые временные окна. Если проект требует 4 часа концентрации, то нельзя рассчитывать выполнить его в промежутках между звонками и сообщениями.

3. Экономь “процессор” Рутина в специально отведенное время. Разбор почты в определённое время. Еженедельный обход задач. Фиксированное время для встреч. Каждое принятое однажды решение больше не должно занимать умственные ресурсы.

4. Экономь память Не держи задачи в голове. Мозг нужен для решения проблем, а не для хранения списка дел. Поэтому важно уметь использовать второй мозг в виде блокнота, Obsidian, Note. Всё должно быть выгружено наружу.

5. Приоритизируй Когда задач больше, чем времени, нельзя пытаться сделать всё. Нужно осознанно откладывать, отказываться, двигать приоритеты.

Эти пять принципов я уложил в удобный для себя формат. Разбиваю день на три блока. В первой половине дня только теми задачами которые не занимают много времени и требуют постоянного переключения, но так же являются важными и для их решения нужен когнитивный ресурс. Обычно, утром нужно проконтролировать работу и результаты сотрудников, проверить графики, ответы на сообщения которые накопились. Передача указаний и корректировка работы подчиненных. Второй блок как раз посвещаю концентрированной работе, которая требует полного погружения. На это я закладываю около 3 часов рабочего времени. Большие задачи разбиваются на куски по 15–30 минут. Отключаю уведомления и бронирую слот в календаре. И да, это не один проект. В этом рабочем блоке приходиться переключаться между контекстами. Но делаю это поочередно. Не прыгая с проекта на проект. Немаловажно держать ориентироваться на правило 3 WIP (Work In Progress). Не больше трех проектов в работе. Даже если высвобождается немного свободного времени по одному из проектов я не беру в работу еще один пока не закончу текущий. Третий рабочий блок уходит на рутинные задачи и всё, что помогает следующему дню быть эффективным. Записываю итоги текущего дня, фиксирую задачи на следующий. Разбор накопленных заметок. И все то что накопилось в периоды “концентрированной работы”. Я это называю отдать организационный долг )

Не отрицаю что есть профессии, где переключение контекста является частью работы. Диспетчер, координатор и т.д. не могут полностью избежать этого. Поэтому в моем контексте присутствует цель не избавиться от переключений, это неизбежно, а ограничить их и выделить время для работы, требующей концентрации.

Раньше мне казалось, что продуктивность это когда ты успевать больше. Сейчас же я считаю наоборот. Продуктивность это способность достаточно долго удерживать внимание на том, что действительно важно. Всё остальное это борьба за сохранение этого внимания.