Как справиться с потоком задач. Мифы, реальность, полезные техники

Раньше я думала, что многозадачность ^[1] – это норма, даже определенный стандарт успешного человека. Кроме того, в современном мире, особенно в сфере ИТ, существует культ многозадачности. Кажется, что умение жонглировать десятками задач одновременно – это залог успеха. Мне захотелось изучить этот вопрос значительно глубже. Однако все не так просто.

Началось с того, что я наткнулась на исследование ученых Стэндфордского университета за 2009 год, которое выявило факт влияния многозадачности на психику человека: более многозадачные личности имели проблемы с удержанием внимания ^[2], запоминанием ^[3], формированием структурированных мыслей. 

А в 2012 году профессор Девид Страйтер из Ньюкасла выяснил, что лишь 2% людей в возрасте от 18 до 55 лет могут быть многозадачными не в ущерб своей психике. 

На данный момент не существует утвержденных шкал или тестов для оценки многозадачности. Поэтому уверенно говорить о высокоточных результатах нельзя. Но тем не менее можно сказать, что многозадачность – это не решение, а проблема нашего времени. Давайте сравним плюсы и минусы необходимости заниматься большим количеством задач одновременно.

Преимущества многозадачности

Навык параллельного выполнения задач оптимально подходит для рутинных дел. Но иногда выбирать не приходится. Срочные поручения, плановые отчеты и мозговые штурмы могут появляться в рабочем календаре без вашего согласия. 

В мультизадачности есть три плюса.

1. Переключение между разными делами позволяет мозгу ^[4] по-новому проанализировать работу. Скрещивание процессов дает нестандартное решение, которое не приходило в обычном режиме. Это не всегда срабатывает, поэтому не стоит специально заваливать себя двойной работой в надежде на озарение ^[5].

2. Каждое завершенное дело — источник дофамина. Сделав за день много небольших задач, мы чувствуем, что хорошо поработали и получаем мотивацию ^[6] на следующий день. Но тут может быть подвох: бывает, что при таком подходе работники отодвигают важные и крупные проекты, требующие длительного внимания. А ведь именно от их выполнения зависит успех и карьера.

3. Такой режим стимулирует быстрее принимать решения. В форс-мажорных или новых обстоятельствах вы, скорее всего, быстро сориентируетесь и отреагируете. Это как тренировка мышц. Главное, как и в спорте — тренироваться правильно и помнить, что вряд ли с первого раза получится поднять самую тяжелую штангу в зале или пробежать марафон без предварительной подготовки.

Недостатки 

В режиме мультизадачности мозгу человека ^[7] нужно больше энергии. Кроме того, что в оперативной памяти ^[8] надо держать сразу два дела, важно вовремя переключать внимание между ними. При длительной работе формат оказывает прямое воздействие на состояние человека и результат труда. Вот что происходит.

1. Снижается продуктивность. Сотрудник выполняет параллельные задачи медленнее обычного, тратя на это больше сил. На короткой дистанции результат будет положительным. Но если делать так всегда — будет спад.

2. Повышается риск ошибок. Переключение между делами иногда приводит к путанице данных. Информация из одного проекта попадает в другой. В результате сотрудник делает некорректный вывод.

3. Растет уровень стресса ^[9]. Человек начинает ощущать нехватку времени, истощение сил и панику. Это приводит к эмоциональному выгоранию.

4. Накапливается усталость. На двойную задачу мозг тратит больше сил, чем на две по очереди. Энергия расходуется так быстро, что уже к обеду человек почувствует потерю сил. Это отразится на второй половине дня.

Мифы о многозадачности

А вот еще одна статья о мифах была найдена мною на просторах интернета. Вот несколько описанных в ней мифов.

Миф 1. Работа в режиме многозадачности помогает экономить время. Реальность: напротив, многозадачность часто снижает производительность. Почему? Это связано с контекстным переключением. Когда человек пытается выполнять несколько задач одновременно, его мозгу необходимо постоянно переключаться между ними. Это переключение требует времени и энергии, что затягивает процесс выполнения задач и увеличивает вероятность ошибок. Исследования показывают, что продуктивность может снижаться на 40% из-за многозадачности.

Миф 2. Все люди могут быть многозадачными. Реальность: не все люди имеют одинаковый уровень способности к многозадачности. Некоторые из нас склонны фокусироваться на одной задаче, что позволяет достичь лучшего результата. Работая в режиме многозадачности, они могут испытывать стресс ^[10], из-за чего снижается качество выполнения работы. В то же время есть люди, которые чувствуют себя комфортно, переключаясь между задачами, но это не значит, что они достигают высоких результатов.

Миф 3. Многозадачность необходима для успешной работы в ИТ. Реальность: успех в ИТ достигается за счет фокуса, глубокой концентрации и эффективного управления временем.

Полезные техники

Одна из важных проблем «многоручки» – отсутствие приоритетов. Стремление сделать всё и сразу, приводит к хаосу, стрессу и чувству перегрузки. Вместо сосредоточения на стратегически важных целях, происходит расфокусировка на множество мелких задач, не приносящих ощутимого результата, а также риск совершения ошибок, которые могут стать необратимыми. Более того, из личного опыта ^[11] скажу, что происходит спад заинтересованности: ты начинаешь себя ощущать не в своей тарелке, происходит обесценивание своих трудов. Не всегда вдох-выдох помогает выровняться, встрепенуться. Даже волшебный пендель не всегда задает нужную траекторию при таком эмоциональном состоянии. Поэтому приведу в помощь классную технику «Матрица Эйзенхауэра».

Это модель организации дел, которая помогает определить приоритеты и эффективно распределить время на задачи. Цель — сосредоточиться на важных делах и проектах, не браться за ненужное. По сути, просто и банально, но себя к этому нужно будет приучить.

Кстати, техника помидора тоже имеет место. 

Напомню, суть техники проста: нужно завести таймер на 25 минут и работать, не отвлекаясь. По сигналу таймера нужно сделать пятиминутный перерыв. Затем следует чередовать работу и отдых с одинаковыми интервалами.

Рабочее время от звонка до звонка — спринт или один помидор. Тоже имеет место быть. Умеем, практикуем. 

Лайфхаки в помощь

Нашла также несколько лайфхаков на просторах интернета для работы в режиме многозадачности, чтобы владеть ситуацией и избежать стресса ^[12] от приближающихся дедлайнов.

1. Миксуйте режим параллельной работы над несколькими задачами с обычной работой. Помните: на двойную занятость уходит больше энергии.

2. Старайтесь подбирать для одновременной работы задачи разного формата: одно легкое, несрочное дело объединяйте с более важным.

3. Оставляйте себе «окно отдыха» после завершения работы в усиленном режиме. Мозг лучше восстанавливается, когда не занят никакими, даже рутинными делами.

4. Прием пищи — тоже работа. Не стоит совмещать её с другими задачами, чтобы организм получит максимум пользы для будущих дел.

5. Не делайте многозадачность нормой на каждый день. Это приведет к истощению организма. Включайте турборежим, только если это правда необходимо.

6. Параллельно с многозадачностью развивайте навыки расстановки приоритетов, делегирования и планирования. Это поможет не потеряться в двойном потоке информации.

В заключение повторю, что многозадачность – это миф, который мешает нам достигать максимальной продуктивности. Умение сосредоточиться на одной задаче  за  раз,  правильно  расставлять  приоритеты  и  эффективно  управлять своим  временем –  залог  успеха  в  современном  мире.  Только так  мы  сможем  не  только  достигать  своих  целей,  но  и  сохранять  свой  психический  и  физический  баланс.

*Статья написана в рамках ХабраЧелленджа 3.0, который прошел в ЛАНИТ осенью 2024 года. О том, что такое ХабраЧеллендж, читайте здесь ^[13].