Найди 10 отличий, или Сравниваем редакции договоров с помощью ИИ

Приходилось ли вам выискивать изменения во вроде бы одинаковых документах вручную? А многостраничные договоры вычитывать доводилось? А если их бывает по 10 штук в неделю?

В случае с документами одного формата проблем быть не должно, в приложении можно сравнить 2 версии и найти изменения. Но что делать с разноформатными экземплярами?

Вручную: трудно, долго, дорого, с ошибками

С договорами в компаниях работают специалисты разного профиля, не только юристы. Однако устают от «глазной» вычитки объемных документов они примерно одинаково. Засыпает бдительность — просыпается человеческий фактор, и расхождения в документах ускользают от специалиста. Цена ошибки ^[2] для компании может быть разной: от некритичной неустойки до многолетнего дорогого разбирательства в арбитраже.

Помимо рисков, связанных с условиями договоров, есть другая проблема, которую замечать не всегда принято. На скучную, дотошную ручную работу по проверке документов уходят космические объемы человеко-часов. И если в небольших компаниях нет потребности ^[3] делегировать сравнение версий договоров машине, то на крупных предприятиях, где количество новых договоров может доходить до 100 в месяц, такая автоматизация целесообразна.

AI-сервисы сделают всё за вас

Так совпало, что в системе Directum СЭД+ ^[4] со встроенным ИИ есть возможности автоматического сравнения документов разных форматов. Функции эти основываются на механизмах искусственного интеллекта ^[5], которые встроены в систему. Обо всем по порядку.

Интеллектуальные сервисы Directum работают с текстовой информацией. Они находят и заносят входящие документы в систему, маршрутизируют их, определяют ответственного и др. Одна из областей их работы — сравнение документов разных форматов.

Чтобы найти отличия в вордовской и PDF-версии, человек внимательно читает оба текста. Офисные приложения обычно «понимают язык» только своего формата. Интеллектуальные инструменты Directum RX снимают это ограничение — они извлекают так называемый текстовый слой из обеих версий документа, делая его доступным для машинного прочтения и поиска расхождений.

Важно! AI-сервисы в Directum RX «дружат» с форматами PDF, DOCX, DOC, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TIF, TIFF, GIF.

Как это работает

На панели действий в карточке документа (или в контекстном меню) можно выбрать, с чем документ сравнивать — с его версией либо с другим документом. В открывшемся окне нужно задать параметры:

Система сообщит о старте сравнения и через короткое время выдаст ссылку на результат:

По умолчанию система будет хранить эти данные в течение трех рабочих дней. Результат сравнения представляет собой PDF-отчет, в котором найденные различия выделяются цветом. Желтым — текст изменений:

Зеленым — добавленный текст:

Красным — удаленный текст:

Если документы не отличаются между собой или, наоборот, абсолютно разные (по ошибке выбрали не тот документ), результат не сформируется.

Как это помогает

Снижаются трудозатраты на сверку документов, нивелируются риски человеческих ошибок, а у сотрудников появляется еще один повод любить свою компанию.

Становится проще определить, что изменилось в тексте с последнего круга согласования — без ресурсоемких вычиток и проверок.

Узнайте обо всех фишках Directum СЭД+. ^[4]