LMS есть, а курсов нет: как превратить базу знаний в систему обучения персонала

Купили LMS (систему управления обучением ^[1]) и запустили первые курсы для сотрудников, но через пару месяцев процесс остановился. При этом информации в компании хватает: есть регламенты, инструкции, вебинары и статьи. Просто все это не становится образовательным контентом.

Рассказываем, как собрать обучение ^[2] из базы знаний и не превратить подготовку курсов в череду бесконечных согласований.

«Создание курса – сложный проект». Почему это не так

Есть распространенное представление о том, как создаются корпоративные курсы. Сначала нужно найти эксперта, провести интервью, собрать дополнительную фактуру, разработать структуру, написать уроки и подготовить тесты. На это уйдут недели, а то и месяцы. 

В процессе будет несколько ступеней согласования: эксперты, главы отделов и руководители компании внесут правки. После всех доработок курс наконец появится в LMS и его можно будет назначать сотрудникам. 

Работа с обучающими материалами не закончится на создании контента: курсы нужно периодически актуализировать. Поменялся регламент – переписать урок, вышел новый продукт – создать под него статьи и видеоролики. 

Даже для одной программы получается огромный объем работы. А если обучение в компании поставлено на поток, отдел кадров и специалисты по развитию персонала превращаются во внутреннюю редакцию. Собирать фактуру, писать тексты, координировать экспертов и следить за публикациями им приходится постоянно.

На самом деле не обязательно создавать обучающий контент под каждый курс: платформы для совместной работы позволяют использовать существующую информацию из базы знаний. Остается только перевести ее из справочного формата в образовательный. Вот как это происходит ↓

Как сделать курс из того, что уже есть в базе знаний 

В этом разделе раскроем общий принцип переупаковки контента и покажем на инструментах нашей платформы TEAMLY ^[2], как это работает. 

Откуда брать контент

Изначально материалы в корпоративной базе знаний создаются под рабочие задачи, а не для обучения команды. Вспомним, что там обычно лежит:

• регламенты;

• инструкции;

• ответы на частые вопросы;

• описания рабочих процессов;

• продуктовая документация;

• кейсы;

• презентации;

• записи вебинаров с экспертами.

Например, по теме «Работа в CRM (системе управления взаимоотношениями с клиентами)» может быть такой набор информации. Инструкция для пользователя описывает процессы, подборка статей рассказывает об отдельных функциях, а на вебинаре эксперт советует, как действовать в нетипичных ситуациях.

Чтобы обучать персонал, компании не нужен новый массив информации о работе в CRM. Необходим лишь другой способ упаковки контента. Материалы нужно систематизировать и выстроить последовательность: дать базовое понимание, показать детали, и в конце протестировать знания. 

Как собрать программу обучения

Проверенный сценарий выглядит так: статья в базе → структура курса → уроки → тест → готовый курс. Поясним все этапы.

Специалист по обучению берет материал из базы знаний за исходную фактуру – это может быть текст, видео или презентация. Выделяет в контенте ключевые темы и выстраивает структуру будущего курса, по которой удобно осваивать информацию. Затем разбивает темы на отдельные уроки, а в конце добавляет тест, чтобы проверить, как сотрудники поняли материал. Получается готовая программа обучения.

Чтобы ускорить процесс, можно использовать ИИ. Интеллектуальные помощники сформируют структуру курса и содержание уроков, а также помогут разработать тесты.

Почему этот подход снимает бюрократию

Когда база знаний ^[3] и платформа для обучения – это единое пространство, не нужно переносить контент и вручную актуализировать информацию. Это снижает количество ошибок и экономит время. 

Допустим, в компании изменились правила обработки клиентских обращений. Если курсы существуют отдельно от базы знаний, приходится делать двойную работу. Сначала найти соответствующий регламент в базе и изменить его. Потом точечно внести поправки во все обучающие материалы, где встречаются старые данные. 

Если обучение строится вокруг базы знаний на той же платформе, достаточно обновить исходную статью. Связанные с ней курсы обновятся автоматически, поэтому у команды всегда под рукой будет актуальная информация.

Как курсы из базы знаний разрабатываются на практике

Инструменты TEAMLY позволяют создавать курсы на основе статей, файлов и других материалов из базы знаний, а тесты добавлять внутрь обучающей программы. Делать это можно вручную или через ИИ-помощника. 

Чтобы создать обучающий контент с помощью искусственного интеллекта ^[4], задайте тему курса. Затем сформулируйте цель – она работает как промт для генерации. От качества этого текста зависит, насколько точно результат совпадает с вашими потребностями ^[5]. 

Вручную переносить информацию из нескольких источников в курс не нужно. Просто отметьте в графе «Выберите пространство/статью», из каких материалов составить обучение. Другой вариант: загрузите внешние документы в ячейку «Генерация на основе файлов». 

ИИ-помощник напишет курс со структурой, где заголовком будет заданная тема, а описанием – цель обучения. Эксперту или методисту останется только проверить результат и утвердить итоговую версию. TEAMLY позволяет редактировать ИИ-курсы так же, как контент, созданный вручную. 

Кстати, если у компании уже есть готовые курсы в формате SCORM, их можно импортировать в TEAMLY. Это особенно актуально, если вы уже инвестировали в электронное обучение и не хотите начинать миграцию с нуля.

На основе материалов из базы знаний можно делать не только большие обучающие программы. В следующих разделах расскажем о микрокурсах и вводных уроках для новичков. 

Почему «курс» – это не всегда целая программа и как внедрить микрообучение

Представьте эксперта, который на часовом вебинаре рассказал команде о новых функциях продукта. После встречи специалист по кадрам попросил его написать методички по изученным темам. С высокой вероятностью такие пособия появятся нескоро: эксперты – люди занятые, и у них есть основные задачи, помимо обучения команды. 

Чтобы не ждать контент, можно взять запись встречи, сделать транскрибацию и разбить на небольшие блоки. Как это может выглядеть ↓

В результате появляются микрокурсы, которые легко встраиваются в расписание дня. Сотрудники не смотрят часовую запись, а выделяют по 5–10 минут на каждый урок, практически не отрываясь от текущей работы. Люди знакомятся с короткими материалами прямо перед выполнением задачи, что часто оказывается полезнее длинной лекции. 

Как превращать вопросы новичков в новый контент для обучения

Самый эффективный способ понять, чему учить сотрудников – спросить у них напрямую. Инструменты базы знаний с этим помогут. Приведем пример. 

В конце стажировки новые сотрудники техподдержки проходят опрос:

• Что было непонятно в начале работы? 

• Какие вопросы задавали наставнику?

• Какие задачи было сложно выполнить самостоятельно? 

• Какой информации не хватает во вводном курсе? 

Специалист по развитию персонала собирает и классифицирует ответы: повторяющиеся, связанные с ошибками, конкретной должностью или процессом. Получается карта пробелов в обучении. 

Опрос показал: десять сотрудников спрашивали у наставников, как оформить возврат товара. Это значит, в базе знаний нет понятной инструкции, и нужно создать новую статью. Затем на основе этого материала сделать микрокурс с тестированием в конце. По такой же схеме провести все популярные вопросы стажеров. 

В итоге появится цикл работы с контентом: вопрос сотрудника → статья → урок → тест → меньше повторяющихся вопросов. Это удобно реализовать в TEAMLY, где база знаний и обучение находятся в одной рабочей среде, а функционал опросов помогает собирать мнения сотрудников.

Как назначать обучение автоматически 

Создание контента – только половина задачи. Нужно еще управлять обучающими программами. 

Специалистам по развитию персонала неудобно вручную составлять Excel-таблицы и отмечать, кому и что назначили, в каком статусе находится обучение. Поэтому лучше автоматизировать процесс с помощью платформы для совместной работы. 

В TEAMLY ^[2] курс можно назначать отдельным сотрудникам, группе, департаменту или всей компании. Платформа позволяет установить сроки обучения, задать настройки доступа и другие параметры. 

Есть функционал для автоматической выдачи курса новым сотрудникам при добавлении в отдел или группу. Это особенно удобно при систематическом обучении. Если много людей проходят одинаковые материалы, нет смысла каждый раз вручную собирать курс. Проще настроить правило и автоматически назначать контент всем новым участникам группы.

Для менеджера по продажам можно сформировать такую цепочку курсов: онбординг, продукты, коммуникация с клиентами, отработка возражений. Новому сотруднику техподдержки назначить другую программу: онбординг, регламенты поддержки, база типовых обращений.

Вместо вывода 

Пустая LMS не всегда означает, что в компании не хватает знаний. Чаще проблема в том, что информация разрознено существует в головах экспертов, документах, вебинарах и чатах. 

Платформа ^[3] для совместной работы собирает в одной среде корпоративную базу знаний, курсы и тестирования, а также управление обучением и аналитику. В результате команда создает знания, они превращаются в обучение, а результаты обучения помогают находить новые пробелы в знаниях. 

Расскажите в комментариях, как в вашей компании создается обучающий контент для персонала? Самостоятельно пишете курсы, заказываете у разработчиков или используете материалы из базы знаний?