Чтобы управлять проектом, больше не обязательно каждый раз заходить в систему. Можно просто попросить ИИ: «Найди, где застряла работа» или «Собери проект для новой команды». Без поиска нужной доски, десятка кликов и ручной настройки.
Мы развиваем систему управления проектами YouGile именно в эту сторону. Через MCP ChatGPT и Claude уже могут анализировать задачи и обсуждения, создавать проекты и вносить изменения. Подобрал 7 промптов, которые вы можете попробовать в своей команде прямо сейчас.
Что поручим ИИ:
-
Создать проект с нуля.
-
Проверить, что происходит с проектом.
-
Найти заброшенные задачи.
-
Обнаружить дубли.
-
Разобрать работу сотрудника.
-
Навести порядок на доске.
-
Написать инструкции для команды.
Первые два сценария покажу на видео. Но повторить можно любой из семи: просто подключите YouGile к ChatGPT или Claude через MCP, скопируйте промпт и подставьте свои данные.
1. Как создать проект с нуля с помощью ChatGPT
Нужно организовать онбординг новичков: создать доску, продумать этапы адаптации, распределить задачи между HR, руководителем и ИТ. И желательно не потратить на настройку весь день.
Промпт:
Создай в YouGile проект «Онбординг сотрудников». Нужна доска, где каждый новый сотрудник — отдельная задача, а её положение показывает этап адаптации. Добавь шаблон онбординга с этапами: подготовка к выходу, доступы и оборудование, знакомство с командой, испытательный срок и чекпоинты на 1-й, 30-й и 90-й день. Создай типовые задачи для HR, руководителя и ИТ. Сам настрой структуру проекта, доски и добавь примеры задач.
2. Отчёт по проекту через ИИ: что сделали, а что застряло
Задачи закрываются, команда работает. Но что действительно изменилось за последнее время? Что застряло, что вернулось назад и где появились новые риски?
Промпт:
В YouGile в проекте [название] за период [даты] изучи историю событий и собери:
-
Что закрыли и кто это сделал. -
Какие задачи появились. -
Что продвинулось по этапам. -
Какие работы стояли без движения. -
Где возникли риски: просрочки, возвраты назад, задачи без исполнителя.
Подготовь визуальный отчёт с выводами и ссылками на задачи. Ничего не меняй.
3. Как найти заброшенные задачи с помощью ИИ
Дедлайн переносили трижды, название меняли дважды, а последний содержательный комментарий был два месяца назад. Кажется, задача живёт исключительно благодаря календарю. Попросим ИИ найти таких долгожителей.
Промпт:
В проекте [название] предложи настройку стикера «Пыль» с тремя состояниями:
Пылится — 14–29 дней.
Зарастает — 30–59 дней.
Заброшена — от 60 дней.
Если стикер уже существует, используй его. По истории событий найди последнее значимое действие каждой незавершённой задачи: перемещение, изменение чек-листа, исполнителя или подзадачи, а также сообщение с новой информацией о ходе работы или принятым решением. Переименование, изменение цвета и перенос дедлайна не учитывай. Если простой меньше 14 дней — сними стикер. Меняй его состояние, не добавляя второй.
Сначала покажи список изменений и количество задач по категориям. Применяй только после подтверждения. Больше ничего не меняй.
4. Поиск дублей задач: не делаем ли мы одну работу дважды?
На планёрке появляется новое поручение. Через неделю выясняется, что коллега уже делает что-то похожее. Просто задачи называются по-разному и лежат в разных проектах.
Промпт:
Вот задача, которую мы собираемся создать: [описание].
Проверь все доступные проекты YouGile. Найди задачи и обсуждения, которые совпадают с новым поручением по смыслу или частично пересекаются с ним. Для каждого совпадения укажи исполнителя, статус, расположение, ссылку на задачу и объясни, в чём сходство.
Предложи, стоит ли создавать новую задачу, объединить работу или продолжить уже существующую. Ничего не меняй без согласования.
Так можно найти дубли, даже если задачи по-разному называются и находятся на разных досках. И не поручать двум сотрудникам одну работу.
5. Как подготовиться к встрече с сотрудником через ИИ
«Всё в работе» — универсальный ответ на вопрос о статусе. Только руководителю от него не легче: непонятно, что уже сделано, а где сотрудник ждёт помощи.
Промпт:
Изучи задачи [имя сотрудника] в YouGile за последние две недели. Покажи, что он завершил, какие работы продвинул, а какие застряли. Проверь обсуждения: где сотрудник задавал вопросы и не получил ответа, от кого ждёт решения. Отделяй факты от предположений. Не считай отсутствие изменений доказательством бездействия. Добавь ссылки на задачи. Ничего не меняй.
На встрече один на один можно сразу перейти к вопросам, где сотруднику нужна помощь.
6. Как оптимизировать канбан-доску с помощью ИИ
Один сотрудник считает задачу выполненной, другой ждёт согласования, третий вообще не понимает, на каком она этапе. Обычно в такой ситуации добавляют ещё одну колонку. И ещё один стикер. Дадим вместо этого команду ИИ.
Промпт:
Изучи доску [название] в YouGile. Сейчас процесс устроен так: [описание].
Посмотри колонки, стикеры и движение задач. Предложи, какие этапы объединить, убрать или добавить. Сформулируй правила создания задач, обязательные данные и условия перехода между этапами. Покажи предлагаемую структуру доски и объясни, какие проблемы решает каждое изменение. Ничего не меняй до согласования.
7. Как создать инструкции для сотрудников с помощью ИИ
Первую неделю новый сотрудник разбирается, куда ставить задачи, какие правила действуют и к кому идти с вопросами. А коллеги в десятый раз объясняют одно и то же.
Промпт:
Изучи доску [название] в YouGile. Мы используем её для [описание процесса].
Посмотри колонки, стикеры и их значения. Подготовь короткие инструкции для Базы знаний:
-
Как создавать задачи. -
Что означают колонки. -
Как понять, что работа завершена.
Сделай инструкции короткими и понятными новичку без дополнительных объяснений. Если информации не хватает, спроси. После согласования добавь тексты в Базу знаний. Если прав или технической возможности для изменения нет, оставь готовые тексты для публикации.
Так новым сотрудникам не придётся каждый раз выяснять правила работы у коллег. А если команда изменит доску, инструкции можно будет обновить по тому же принципу.
И что теперь?
Самое интересное в MCP — возможность не подстраивать свой вопрос под готовый отчёт или фильтр. Можно просто объяснить ИИ, что нужно узнать или изменить в проекте, и получить результат.
Попробуйте сами: система управления проектами YouGile бесплатна для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.
Автор: alx_mgr
