Совет соседа или совет от DeepSeek?

Всем привет! Я Дарья Васильева и отвечаю за DevRel в ПГК Диджитал. В этой статье я хочу поделиться своим любимыми лайфхаком при работе с таблицами �� программе Excel.

«Пролистываем!» –  буркнете вы себе под нос, добавив, что в мире ИИ такие вопросы решаются за одну минуту. Но так ли это? Я не гуру Excel, мне он нужен для относительно простых манипуляций с небольшим объемом информации до 300 строк и 15 столбиков.  

Описываемый лайфхак не мое ноу-хау, я подсмотрела его у коллеги и теперь распространяю здесь. В процессе написания статьи мне стало интересно, а как справляется с этой задачей ИИ? Насколько понятно он объясняет пошаговое решение новичку, какие варианты предлагает? Моя задача понять, что лучше совет соседа или совет ИИ? Разбираемся.

Часть 1. Совет соседа

Начинаю по классике. У вас есть две таблицы с данными, необходимо сравнить значения «плановых часов» и «фактических часов» затраченных на доработку функционала в моем случае.

Шаг № 1. Объединяем таблицы

Я размещаю одну табличку под другой и делаю единую шапку. Таким образом у меня формируется четыре столбца. Значения «фактические часы» из таблицы №2 перемещаю в четвертый столбец (ctrl+c, ctrl+v).

Шаг № 2. Формируем сводную таблицу

Я выделяю табличку и перехожу в меню «Вставка» -> «Сводная таблица».

Выбираю «на новый лист» и подтверждаю операцию, нажав «ОК».

Размещаю поля сводной таблички. В своем случае я в поле «строки» перемещаю нумерацию ЗНИ, а в поле «значение» перемещаю данные плановых и фактических часов, ведь именно их мне нужно сравнить.

Шаг № 3. Добавляем вычисляемое поле

Активируем нашу табличку. Устанавливаю курсор на ячейку А3, в меню наверху появилась вкладка «анализ». Перехожу в нее, меня интересует – «поля, элементы и наборы», далее «вычисляемое поле». Нажимаю. Открывается дополнительное окошко «вставка вычисляемого поля». Я хочу, чтоб система сама посчитала план-факт. В поле «имя» даю имя – «сравнение», а в поле «формула» – формулу. Как на картинке.

Шаг № 4. Применяем условное форматирование для наглядности результатов

Теперь ячейки можно закрасить, подсветив отклонения через условное форматирование. По классике: главная -> условное форматирование -> правила выделения ячеек. В моем случае хочу подсветить те ячейки, значения которых превысило плановые показатели. Но вот какая засада, если добавить новые столбцы/строки в сводную табличку условное форматирование исчезнет.

Шаг № 5. Обходим ограничение условного форматирования

Так не пойдет! Решаем эту задачку так. Активирую первую ячейку в столбце «сравнение», это D4 и перехожу во вкладку «главная»  -> «условное форматирование» ->  «создать правило» и отмечаю, как показала на скрине, что хочу применить правило ко всем значениям содержащим значения «сумма по полю сравнение», устанавливаю тип правила – «форматировать только ячейки, которые содержат», меняю описание правила, мне нужно выделить значения больше нуля, конечно же, выбираю понравившийся цвет из палитры Excel, нажимаю кнопку «формат». Подтверждаю операцию.

Вот так незатейливо без пафоса я и работаю.
Все данные вымышлены, а любые совпадения случайны =)

Часть 2. Совет ИИ (DeepSeek)

Для проверки использовала DeepSeek – китайскую нейросеть, работающую без VPN. Прекрасный дружественный интерфейс с минимальными затратами на регистрацию.

Мой промпт:

Мне нужно сравнить в Excel две таблицы. Каждая таблица содержит название услуги и время, потраченное на разработку. В первой таблице заложено плановое время на разработку, а во второй таблице отражено значение фактически затраченного времени на разработку. Нужно сравнить построчно плановое время и фактическое время на разработку. Как сделать это в Excel?

Совет ИИ:

«.. Хм, пользователь хочет сравнить две таблицы в Excel: плановое и фактическое время разработки услуг. Нужно построчное сравнение.

Проще всего добавить столбец с разницей или отклонением в процентах. Можно использовать простые формулы вычитания или процентные расчеты.

Если названия услуг в таблицах не совпадают по порядку, стоит использовать ВПР или XLOOKUP для поиска соответствий.

Ещё можно предложить сводную таблицу для группового анализа или условное форматирование для визуализации отклонений.

Лучше объяснять пошагово, начиная с простого способа, потом переходить к более сложным вариантам. Важно упомянуть про заголовки столбцов и абсолютные ссылки, если они понадобятся.

Вот пошаговые решения от простого к более сложному:

Способ №1: самый простой (если строки совпадают по порядку)

1.      Разместите таблицы рядом, например:

o   A:B – плановые данные (Услуга, План)

o   C:D – фактические данные (Услуга, Факт)

2.      Добавьте столбец сравнения (в столбец E):=D2-B2

Положительное значение – перерасход, отрицательное – экономия времени… »

Вы верно заметили, что в моей таблице данные тоже совпадают построчно. Но мне важно, чтобы в случае дополнительной детализации мне не пришлось пересчитывать. К примеру, если потребуется сравнить план/факт по «услуге», а не по «ЗНИ», как в моем примере.

Способ №2: сводная таблица (рекомендуется при несовпадении порядка строк)

1.      Объедините данные, добавив столбец «тип» со значениями «план» и «факт»

2.      Создайте сводную таблицу:

o   Строки: название услуги

o   Столбцы: тип (план/факт)

o   Значения: время (сумма)

Добавьте вычисляемое поле «отклонение» в сводной таблице.

Я не смогла добавить «вычисляемое поле» и попросила ИИ объяснить подробнее. Мой новый промт «Объясни способ №2 пошагово».

Способ №2: сводная таблица для сравнения плана и факта (пошаговое пояснение)

Шаг 1: Подготовка исходных данных

Таблица 1: План

“`

A          B

Услуга    Время

Услуга А   10

Услуга Б   15

Услуга В   8

“`

Таблица 2: Факт

“`

C          D

Услуга    Время

Услуга Б   18

Услуга В   7

Услуга А   12

“`

Шаг 2: Объединяем данные в одну таблицу

1. Создайте новый лист или выделите место для объединенной таблицы

2. Добавьте столбцы:

   – A: Услуга

   – B: Время

   – C: Тип (План/Факт)

 3. Скопируйте плановые данные:

   “`

   =ВЫБОР(СЛУЧАЙНОЕ ЧИСЛО МЕЖДУ(1,2);

     СКОПИРОВАТЬ(Таблица1[Услуга]; Таблица1[Время]; «План»);

     СКОПИРОВАТЬ(Таблица2[Услуга]; Таблица2[Время]; «Факт»))

   “`

   Или вручную:

   – Скопируйте данные из Таблицы 1, в столбец C введите «План»

   – Под ними вставьте данные из Таблицы 2, в столбец C введите «Факт»

   Пример готовой таблицы:

   “`

   A (услуга)        B (значение времени)    C (тип)

   Услуга А 10  План

   Услуга Б 15  План

   Услуга В 8   План

   Услуга Б 18  Факт

   Услуга В 7   Факт

   Услуга А 12  Факт

Вот отсюда-то «ноги» и растут. Приглядитесь внимательно в третьем столбце фигурируют два типа. Читаем далее…

Шаг 3: Создаем сводную таблицу

1. Выделите любую ячейку в объединенной таблице

2. Перейдите на вкладку «Вставка» → «Сводная таблица»

3. В диалоговом окне:

   – Диапазон таблицы должен определиться автоматически

   – Выберите «На новом листе»

   – Нажмите «ОК»

Шаг 4: Настройка сводной таблицы

В области настройки справа:

1. Перетащите поле «Услуга» в область «Строки»

2. Перетащите поле «Тип» в область «Столбцы»

3. Перетащите поле «Время» в область «Значения»

Результат:

“`

Услуга    Сумма по полю Время

          План  Факт  Итого

Услуга А  10    12    22

Услуга Б  15    18    33

Услуга В  8     7     15

Общий итог 33   37    70

Когда мы формируем сводную табличку, то значения плановых часов и фактических часов разносят по двум столбцам, но это лишь визуализация! Истина в том, что данные лежат в одном столбце.

Шаг 5: Добавляем расчет отклонения 

1. Щелкните правой кнопкой на сводной таблице

2. Выберите «Параметры сводной таблицы» → вкладка «Параметры»

3. Нажмите «Параметры отображения» → «Вычисления» → «Вычисляемое поле»

4. Создайте новое поле:

   – Имя поля: Отклонение

   – Формула: = Факт - План

   – Важно: если ваши столбцы называются по-другому, используйте эти названия

В данном случае «вычисляемое поле» (в п.3) не находится в меню «параметры сводной таблицы». Оно в меню Excel во вкладке «Анализ».  ИИ забылся и направил не туда. Если вы новичок, придется все же дернуть соседа по этому пустяку.

И вот вы дернули соседа, узнали где найти «вычисляемое поле» и пытаетесь создать вычисляемое поле и копируете предложенную ИИ формулу. Но ужас, даже при таких же наименованиях столбцов вычисляемое поле не добавляется, Excel пишет об ошибке.

Я вас возвращаю к моему комментарию выше, процитирую, чтоб вам не скролить: «Когда мы формируем сводную табличку, то значения плановых часов и фактических часов разносят по двум столбцам, но это лишь визуализация! Истина в том, что данные лежат в одном столбце.

Требую сатисфакции! Пишу промпт: «Невозможно добавить вычисляемое поле в сводной таблице, так как столбец «Тип» содержит в себе два значения, которые визуально распадаются на два столбца «план» и «факт», а при добавлении вычисляемого поля при заполнении формулы виден лишь один столбец «тип», и что от чего отнимать не понятно. Как таковых столбцов «факт и план» нет. Формула, приведенная в шаге №5, а именно = Факт – План не работает даже при таком же наименовании столбцов»

DeepSeek согласился, что это ограничение, при котором посчитать отклонение невозможно и предложил другой вариант. 

Он оставил рабочий вариант с ВПР (его я привожу для наглядности ниже), предложил использовать инструментарий Power Query.

Способ №3: с использованием ВПР (XLOOKUP) – если порядок строк разный

Создайте общую таблицу:

A – Услуга

B – План

C – Факт (используйте формулу): =XLOOKUP(A2;Таблица2[Услуга];Таблица2[Время];«Не найдено»)

D – Отклонение: =C2-B2

E – % отклонения: =(C2-B2)/B2

Это отличный способ, но опять же не подходит, если нужно показать разницу по «Услуге», а не по «ЗНИ», как в моем примере.

Часть 3. Сравнение Deepseek и Qwen Chat

Как альтернативу я использовала для своей задачи Qwen Chat. Сделала своеобразный баттл между двумя мощными китайскими нейронками. Не буду сюда копировать в точности его ответы, а сделаю небольшое резюме в виде таблицы.

Часть 4. Заключение

Мой маленький эксперимент на простом примере наглядно иллюстрирует безусловную силу искусственного интеллекта, но для точечных, практических задач в знакомых инструментах опыт коллеги часто может оказаться ценнее.

DeepSeek, как и Qwen Chat дали в целом грамотные теоретические советы, но на практике:

1. Обе нейронки не повторили решение коллеги.

2. DeepSeek выдал неточную инструкцию (неверный путь к меню вычисляемого поля).

3. DeepSeek предложил неработающую формулу, не учтя, где сводная таблица хранит данные.

4. Сила двух нейронок — в альтернативных вариантах (VLOOKUP, Power Query), которые могут спасти в более сложных случаях, когда простой сводной таблицы недостаточно.

А вы больше доверяете проверенным методам или экспериментируете с ИИ для рутинных задач? Делитесь в комментариях своими кейсами!