Инструменты безболезненной самоорганизации для тех, кто каждый день фачит планы

Утро рабочего дня. Завариваешь кофе, открываешь таск‑трекер/блокнот, и начинаешь планировать. Всё как нас учили книжки по тайм‑менеджменту: smart, важное/срочное, резать слонов и глотать лягушек. Ставишь задачкам приоритеты. Проставляешь часы. Набираешь на день Х задачек (например, чтобы сумма затрат была 6 часов для нормального человека или 4 для менеджера). И вот тебе список задач на день: последовательно, реалистично, иди и делай. Ставь крыжики, вычёркивай задачки, и вечером радостный «о, я всё сделал!».

Если у вас так всё и работает, ну может пару раз в неделю не успеваете что‑то доделать — всё клёво, пролистывайте эту статью. А вот если бывают тотальные регулярные недоделы, и после рабочего дня чувство опустошённости — давайте разбираться, может, у меня есть для вас серебряная пуля.

Просто так вечно фачить планы невозможно, должна быть какая‑то (а может и не одна) причина, например:

1. Слишком много отвлечений. Как это минимизировать уже лежит статья в черновиках, скоро опубликую.

2. Неадекватные (слишком оптимистичные) оценки. Такое чинится через строгую дисциплину с разбором всех задач вечером: планировал сделать за час, сделал за три. Почему так произошло? Пару недель смотрю план/факт, очень бесит всё это разбирать, зато начинаю выдавать корректные оценки. Потом почему‑то настройки слетают, и приходится повторять синхронизацию. 

3. Сложно организовать себя и заставить идти строго по порядку. Тут могут всплыть какие‑то наезды на самого себя: не могу структурировать, переключаюсь, прокрастинирую, я какой‑то не такой и это надо чинить. Но у этого варианта бывают такие объяснения, которые можно исправить, не ломая себя — о них и будет статья.

В чём измеряются задачи

Стандартный попугай, которым мы измеряем задачи — часы, но эта оценка слишком примитивная и плоская. Есть другие ресурсы, которые могут выступать узким горлышком, например:

1. Ментальные. Это когда ты напланировал на день кучу сложных задач, в которые надо сидеть, думать, больно биться о «я не знаю, как это делать». При переборе таких задач вечер ещё не настал, а в башке уже белый шум (а кто‑то от сложностей кайфует и не может оторваться).

2. Конфликтные. Я здесь не про ссоры и летящую посуду. Если мне надо созвониться с сотрудником и вежливо донести критику обратную связь, то это ест какой‑то мой ресурс, назовём его социальным. Созвон с заказчиком, который не принимает работы, наполнен вежливыми улыбками и шутками, но после такого созвона я выжата, как лимон. Как‑то раз у меня был период сокращений, и шесть часов подряд я созванивалась с (шестью) сотрудниками и обсуждала условия увольнений. После этих созвонов я просто легла под одеялко и обняла любимую мягкую игрушку (а кто‑то даже не поймёт, от чего я так устала).

3. Творческие. Чтобы написать простую статью вроде этой мне нужно часа три. Могу ли я написать 4 статьи за 8-часовой рабочий день? Абсолютно точно нет. Для статьи мне нужна муза (актуальность, повышенный интерес к теме и потребность для самой себя что‑то структурировать). Любая статья (ну кроме копипаста и рерайта чужих идей) это баланс анализа и синтеза, это поиск альтернативного взгляда на привычные вещи, мой мозг не может находиться в этом состоянии постоянно (а кто‑то почти всегда находится в этом режиме и строчит с удовольствием качественный контент).

4. Физические. Это когда ты просто устаёшь за компьютером, без базовой подвижности в течение дня. Ну или болит спина, или глаза, или запястья. Прикол в том, что мы такое часто даже не замечаем, если оно совсем слабое, но на продуктивности это всё равно сказывается. Самый простой пример это недосып: одновременно падают и вычислительные мощности, и способность к самоорганизации (вот тут поуниверсальнее правило, кто‑то эффективно работающий сутками не существует).

5. Ещё какие‑то ограниченные ресурсы. Я пишу эту статью на своём примере, а у вас 100% вылезет что‑то совсем другое. Мои примеры — только иллюстрации.

Логика работы со всеми этими ресурсами очень простая: при планировании надо учитывать не только временные, но и другие ограничивающие ресурсы.

А что, если я занят не своим делом?

Если каждую неделю у вас есть пара задач, которые тяжело даются, то, скорее всего, вы нормально это разрулите. Ну, работа так устроена, не всё должно нам нравиться, иногда можно и потерпеть. 

Но иногда терпилка заводит нас не туда. В какой‑то момент можно понять (но сложно признать!), что ты просто занят не своим делом. Эталонный пример, такие я вижу каждый день — технарь, насильно/необдуманно повышенный в менеджеры. Его сильная сторона и самый прокачанный ресурс — ментальный. Он привык ковыряться в задачках, умеет погружаться глубоко, находить сложные решения. И вот здрасьте, теперь у тебя каждый день синки, планёрки, демо, вантуваны. Вроде как важное, вроде как нужное, но природа у человека изначально другая, не все способны на такой объём ежедневного общения. И вот прошёл год с момента повышения, он уже с этим смирился, но каждый вечер выжат как лимон, задачи профачены. Выгорание, демотивация, тлен. 

Или наоборот, экстраверты, которые без общения не могут. Загрузи их сложными задачками, требующими концентрации (и как следствие отсутствие общения) — и они начинают плыть. Такие люди не могут отключиться от мессенджеров на 4 часа, они всё время будут отвлекаться и не смогут закрывать задачи, по которым нужна вдумчивость. Вечером та же шляпа: вроде весь день мозг был перегружен, а выхлоп пшик.

Прокрастинация и выгорание это не про лень, слабость, и всякое такое. Это про тотальную перегрузку неподходящими задачами, под которые нет развитого ресурса. И читать всякие книжки, гнобить себя и прокачиваться в этом поможет немного улучшить ситуацию, но именно что немного. Тут должно быть что‑то про рыбу, не умеющую летать, и орла, не умеющего плавать. 

Решение возможно только кардинальное: перестроить работу под свои сильные ресурсы, и не всегда такое получится сделать в текущей компании. 

Саморефлексия и подбор подходящего рабочего окружения

Если почитать книжки про эффективную эффективность и успешный успех, кажется, что ты должен быть крут во всём. Вроде как знать свои сильные стороны это хорошо, но признавать слабые — неприемлемо. Что значит «мне сложно»? Кто сдох, тот лох! Не добежим, так доползём!

И в итоге нам сложно заметить и главное принять свои ресурсные ограничения. Два неизбежных (да, у вас тоже) следствия:

• результаты работы хуже возможных

• усталость, выгорание, отсутствие кайфа на работе, дискомфорт.

Как отловить? Саморефлексией. Попробуйте на протяжении нескольких недель каждый вечер смотреть, какие задачки вам были в кайф, а с какими произошли затыки. Искать ресурс, в который упирались самые сложные. 

А заодно — обратные, которые радовали и легко получались.

Осознанная и структурированная саморефлексия относится к неприятным задачам для 95% людей, но эта инвестиция всегда оправдана. Выявив свои ресурсы и ограничения по ним можно искать решения: от кардинальных (менять работу/должность) до простых (перераспределить задачи, взять на себя больше подходящих, раскидать бесячие — всегда найдутся люди, которым в кайф делать то, что не нравится тебе).

Включение задач в план на день

Доступное для планирования число часов в день выясняется просто, с остальными ресурсами сложнее. Но эти ограничения не менее важны для планирования. Например, что я узнала про себя, и как использую эти знания при планировании:

• одну неприятную задачу в день я скорее всего съем и не замечу. Вторая выведет меня из себя и я буду менее эффективной. Третья меня добьёт. Поэтому, у меня правило простое: одна неприятная в день. Если так не получается (как в случае с 6 увольнениями, которые нельзя было размазать по всей неделе) то я убираю с себя ВСЕ другие задачи. Эти 6 созвонов по полчаса съедят все мои силы, так что оставшееся время я буду заниматься не тем, что важно/срочно, а тем, что в кайф (чтобы как минимум выжить и как максимум провести эти созвоны с достаточным вовлечением).

• как у любого латентного СДВГ‑шника у меня не очень‑то развит ресурс концентрированной последовательной работы. 2–3 часа мозга на повышенных оборотах — мой лимит. Иногда так не получается и упирающиеся в ментальный ресурс задачи доделать не успеваю. При малейшей возможности двигаю на следующее утро. Если отложить нельзя — фигачу сколько надо. Но в какой‑то момент вижу, что за 3 часа я сделала столько же, сколько с утренним свежим мозгом за 1 час. Ну и на следующий день всегда замечаю косяки (реально качество работы падает!). В общем, 90% таких кейсов — перенос задачи. Как говорит моя 85-летняя соседка: «не хочешь какать, не мучай попу».

Распределение задач в течение дня

На продуктивность внутри дня тоже влияет куча штук. Загруженность, частота отвлечений, пересечения по графику с коллегами, ну и в целом особенности организма и циркадные ритмы. Тут тоже важна саморефлексия — какие задачи и когда лучше брать в работу. У каждого после наблюдений за собой формируется собственная система, приведу свои примеры:

• утренняя лягушка: этот концепт попал в почти все книжки по тайм‑менеджменту от Трейси. Идея простая: если у тебя в плане на день висит неприятная задача, то она тратит ресурсы весь день. Ты смотришь на список и думаешь «ооо, вот тут будет сложный разговор», и на одно только предвкушение уходит эмоциональный ресурс. Поэтому самое неприятное я стараюсь делать с утра: после закрытия этой задачи всё остальное мне уже кажется приятным и предвкушение какашки не портит настроение.

• моё окружение настроено так, что пробиться с неважными задачами ко мне в рабочее время сложно (об этом тоже статья в недописанных черновиках смайл). Но всё равно иногда FOMO поскуливает на заднем фоне: вдруг я пропускаю какую‑то важную движуху. Поэтому ментально сложные задачи, от которых лучше часами не отвлекаться, я стараюсь делать

  • во время, когда большинство сотрудников не на работе

  • утром, когда мозги варят лучше. 

• вдумчивая подготовка к созвонам — утром, сами созвоны и болтологию оставляю на вторую половину дня.

• самую простую и приятную задачу, с которой обычно у всех начинается рабочий день, я переношу наоборот на вечер. Сделал, вычеркнул, отдыхать уходишь на позитиве.

Что делать

По этой модели разных ресурсов можно ещё долго выписывать всякие нюансы, но мне важно донести только общий принцип. Примеры из моей практики — это только мои примеры, и может быть у вас совсем другие ресурсы, ограничения, и вы выработаете для себя совсем другие правила. Но общий алгоритм примерно следующий:

1. Признать, что вы часто не доделываете план на день (если у вас это не так, то я не представляю, зачем вы дочитали до этого момента).

2. На протяжении 2–3 недель выписывать задачки и измерять их сначала только в часах.

3. По итогам вечерней рефлексии выписывать ресурсы, ограничения в которых не позволили доделать весь план.

4. Начать по утрам оценивать задачки в других попугаях, помимо часов (в работу берём только те, которые для вас регулярно выступают как ограничения).

5. Засинхронить план/факт, корректно ли вы взяли в работу новые планнинг поинты.

6. Начать отбирать задачки на день исходя из реально доступных ресурсов.

7. Выстраивать задачи внутри дня исходя из выявленнных у себя особенностей.

8. Если прошлые пункты не привели к комфортным и результативным дням — искать кардинальное решение проблемы.

Очень важное уточнение

То, что я описала — это базовый здравый смысл, в том или ином виде вы это явно понимаете и используете. Но катализатором изменений выступает осознанность рефлексии. 2–3 недели на наблюдение и структуризацию своих ресурсов помогают увидеть брёвна в глазах и объективно оценить их масштабы.

Всем мир, дружба, жвачка! А ещё комфорт на работе и выполненные планы!