Борьба с бесконечным списком задач

Всё чаще стал замечать, что чем больше разгребаешь задач, тем меньше их не становится. Встречи порождают ещё задачи. Решённые задачи порождают ещё задачи. Список дел со временем приходиться скролить несколько раз. Важные задачи откладываются и перекладываются. Садишься так иной раз в конце рабочего дня и думаешь: «Что я вообще сделал сегодня? Вроде делал много, а то, что планировал, не успел.» В общем я, как и многие, столкнулся с проблемой: как организовать работу грамотно.

На мой взгляд, проблема невыполненной задачи не всегда в недостатке дисциплины. Иногда дело в том, как организована работа. Если система позволяет видеть приоритеты, планировать нагрузку и не забывать о задачах, следить за дисциплиной становиться проще. Найти такую систему не так уж и просто как оказалось. Проблема не в том что их нет, нужно найти систему, которая подойдёт конкретно тебе.

Я долго метался от способа к способу. Здесь я попробую изложить, что я пробовал, почему эти способы не подошли, на чём остановился и чем пользуюсь уже больше 3-х лет.

Первая техника, которая самая очевидная, это обычный список задач (To-Do list). Очень простой приём: формируем список задач и делаем их по списку. Идея в том, чтобы правильно сформировать задачу и сделать ровно то, что написано. Большие задачи можно разбить на поменьше с конкретными шагами. Записанная задача освобождает голову от необходимости постоянно помнить о ней и помогает сосредоточиться на выполнении. Список действительно помогает ничего не забыть и видеть, что надо сделать. Плюс его удобно пополнять, при появлении задачи просто вписываешь в список и готово.

У подхода есть несколько минусов, которые я выделил для себя:

• Список не показывает, когда нужно сделать задачу.

• Базово нет приоритета. Можно ранжировать задачи: чем приоритетнее, тем выше задача в списке. Но это не всегда подходит.

• Большой список дел может психологически давить. Ведь непонятно, сколько по времени займёт выполнение всего списка. Много невыполненных дел может демотивировать.

Мне было тяжело работать со списком задач. Я видел кучу задач, но не понимал, сколько времени займёт их выполнение и куда они поместятся в рабочем дне. Все эти недостатки заставили меня подумать, что надо поискать ещё какие-то варианты.

В какой-то момент я пришёл к матрице Эйзенхауэра. Матрица она потому, что для понимания её представляют в виде квадрата, поделённого на четыре части. По этим четырём областям распределяются все задачи.

Матрица Эйзенхауэра делит задачи по двум критериям: важности и срочности. В итоге получаются четыре категории:

• A: важные и срочные задачи. Нужно делать в первую очередь.

• B: важные, но не срочные задачи. Нужно запланировать их выполнение.

• C: срочные, но неважные задачи. По возможности делегировать.

• D: неважные и несрочные задачи. Не делать, можно исключить из списка дел.

После того как задачи расставлены по важности и срочности в разные области, можно приступать к их выполнению. Фактически задачи из области А нужно делать сразу, а из области B после того, как область A опустела. Главное при распределении не допускать что область А переполнена. Если это так, то распределние явно идёт не правильно, либо вы очень перегружены. Задачи из области C предлагается делегировать на кого-то, это задачи которые не должны для вас быть важными, их выполнение не подвинет вас к достижению ваших целей. А задачи из области D вообще не делать, по крайней мере пока у них не поменяется приоритет или вам не захочется её выполнить просто из личных желаний.

У меня были проблемы с распределением задач между этими областями. Фактически рабочие задачи почти не попадали в область C и D. Их там почти не бывало. Да, вероятно, я просто не очень хорошо освоил этот подход, или не верно расставлял приоритеты задач. В любом случае, кому-то получается встроить этот подход в свой ритм, мне в свой рабочий процесс встроить использование матрицы не удалось.

К вопросу о ритме. Я также при обоих этих подходах (списки и матрица Эйзенхауэра) использовал технику Помодоро. Работа интервалами с короткими перерывами помогала сконцентрироваться на задаче и не давала перескакивать на другие. В целом не плохая техника для концентрации. Я слышал много лестных отзывов о ней, у меня только одна к ней претензия: «Как вписать рабочий период в часовые и полуторачасовые встречи?» Я просто делал большой перерыв после встречи, когда это возможно, для разгрузки мозга.

Есть ещё маленькая проблема: я забывал запускать таймер. Автоматический таймер не всегда удобен, если нужно завершить мысль или во время перерыва хочеться отойти от ПК. Без автотаймера я кучу раз забывал запускать таймер, а потом сидел и думал: «А сколько я уже работаю над этой задачей?» Согласен, что это исправляется банальной дисциплиной и привычкой.

В какой-то момент я наткнулся на идею бронирования времени в календаре под конкретные задачи. Смысл в том, что ты пишешь задачу не в список дел, а прямо ставишь в своём календаре на конкретное время и выделяешь под неё отведённый промежуток времени. Мне показалась эта идея очень привлекательной. Я мог заранее видеть, какая у меня будет загрузка в какой день и сколько свободного времени останется. Конечно, это была плановая загрузка, а не гарантия того, что день пройдёт именно так.

Что делать, если не выполнил задачу за отведённое время? Очевидно, что заводить под неё ещё один слот. А вот куда поместить, это уже вопрос не такой простой. Можно сдвигать остальные задачи или разместить на ближайший свободный слот. Тут необходимо самостоятельно оценить и сравнить эту недоделанную задачу с теми, что у тебя в календаре.

Какие плюсы я для себя нашёл? Во-первых, визуализация процесса, даже если я не выполнил задачу. Я вижу визуально, что я работал над ней, и могу как-то в будущем более детально разбивать задачи и оценивать свои силы более реалистично. Во-вторых, со временем я стал замечать, какие задачи постоянно переношу. Если задача долго не находила место в календаре, возникал вопрос:«Действительно ли она мне нужна или я просто продолжаю держать эту задачу по привычке?» В-третьих, я решил совместить этот метод с техникой Помодоро и заводил задачи только на период концентрации. Для простоты заводил слоты на полчас, перерыв между задачами в конце слота, когда всплывало напомининие о следующей задаче. Таким образом я убрал необходимость каждый раз запускать таймер. Начало рабочего интервала теперь было привязано к слоту в календаре.

В общем я начал использовать эту методику. Я заполнял рабочие встречи в Google Календарь, другим цветом ставил задачи на нужные мне слоты в этом же календаре и работал в таком ритме. Со временем медовый месяц закончился и у этой методики. Я осознал, что меня начало бесить отсутствие синхронизации с рабочим календарём. Необходимость заполнять встречи из рабочего Outlook в Google календарь, а ещё и отслеживать их состояние вручную утомляла. Я думал заносить свои задачи в рабочий Outlook, но он рабочий, тогда бы я ограничил себя исключительно рабочими задачами. В тот момент я уже расширили список задач на свои личные дела тоже. Такой вариант мне не подходил.

В итоге я решил пойти самым прямым путём: написать небольшой скрипт для синхронизации календарей. В ходе обдумывания того, как это лучше сделать, заложил функционал разделения на два календаря. В одном календаре будут встречи, на которые я собираюсь идти, ну или какие-то мероприятия время, на которое желательно забронировать. Во втором календаре задачи, над которыми я планирую работать.

Код открыт и вы можете посмотреть его на гитхабе — CalsSyncAssistant. Запускаю я его в кроне прямо у себя на локальной машине, ПК всё равно не выключается. Но ничего не мешает запустить его на чём-то другом. У меня такой цели не было. Зачем усложнять если в текущем виде нормально работает?

Для примера мой календарь выглядит примерно вот:

В итоге я пришёл к довольно простой для себя схеме. В одном календаре у меня встречи и мероприятия, в другом задачи, на которые я бронирую время. Рабочие и личные дела живут в одной системе планирования, но не смешиваются с корпоративными встречами. Календарь показывает, сколько у меня запланировано на день и что приходится переносить.

Это не универсальная методика и не идеальная система. Она просто закрывает мои основные проблемы, а значит, мне не нужно искать что-то новое.

А как вы планируете своё время?