Разделяй и властвуй: как не погрязнуть в режиме многозадачности

Ибрагим Канкулов

Старший консультант, департамент 1C «КОРУС Консалтинг»

В современном быстроменяющемся цифровом мире мы часто сталкиваемся с необходимостью делать несколько дел одновременно. Зачастую это действительно помогает нам быть более эффективными, а потому и более востребованными. Более того, сейчас в профессиональной сфере существует «культ многозадачности» — представление о том, что способность решать несколько задач одновременно повышает эффективность и без этого навыка не обойтись современному, успешному человеку.

Данный тренд не обошел стороной и нашу сферу деятельности. Многозадачность в консалтинге — это навык, который позволяет консультанту работать с несколькими задачами одновременно, но при этом важно грамотно распределять время и приоритеты. Эффективная многозадачность не означает постоянное выполнение всех дел сразу, а скорее — умение переключаться между разными режимами работы в зависимости от требований ситуации.

В некоторых ситуациях многозадачность становится необходимостью, например, в периоды большой загруженности на проектах, сдачи отчётности, выполнения задач, когда сроки сжаты, и требуется обработать большое количество информации. Однако эффективность такого подхода в длительной перспективе сомнительна. Современные исследования показывают, что многозадачность это всего лишь иллюзия. На самом деле человек зачастую просто мечется от одной задачи к другой. Чаще всего, занятие одновременно несколькими задачами дает противоположенный эффект — снижает нашу продуктивность и мешает мозгу обрабатывать информацию. Кроме того, длительная работа в режиме многозадачности может вести к выгоранию и проблемам со здоровьем.

Как же в таком случае не утонуть в потоке задач и не оказаться в ловушке режима многозадачности? Именно на этот вопрос мы и постараемся дать ответ в этой статье.

Переходим в режим «однозадачности»

Основной метод, который помогает мне эффективно работать в режиме многозадачности — это концентрация, или фокусирование. По сути, это обратное преобразование «многозадачности» в «однозадачность» — работа с упорядочиванием, приоритезацией списка задач и фокусом только на одном вопросе до момента его решения. В таком режиме ключевым навыком становится способность повышение концентрации.

Концентрация — это одно из свойств внимания, позволяющее удерживать фокус на одном предмете или задаче в течение некоторого времени. Концентрация является основой для процессов понимания, обучения, воспроизведение информации. Это невидимый фактор эффективности. Обладая способностью концентрироваться на одной задаче, вы начнете выполнять любое действие в несколько раз эффективней.

Есть несколько полезных техник, которые я использую для того, чтобы выстроить работу с реестром задач в течении рабочего дня, это — техника «Матрица Эйзенхауэра» и техника «Pomodoro».

«Матрица Эйзенхауэра» — работа с упорядочиванием, приоритезацией списка задач

Техника основана на распределении задач по сетке 2×2. Каждая задача оценивается по двум параметрам: важности и срочности. От того, насколько важна и срочна задача, зависит её место в матрице. Примером важной и срочной задачи является дедлайн, назначенный на завтра. Такая задача относится к верхнему левому квадранту. Однако не все важные задачи являются срочными.

Матрицу Эйзенхауэра можно использовать для оценки вашей продуктивности и определения приоритетов. Она также поможет вам избежать досадной ситуации, когда на что-то важное остаётся мало времени.

Примеры приложений для удобного использования техники:

• Dwight — ToDo Priority Matrix — это приложение, которое эффективно использует матрицу Эйзенхауэра. Вы можете создавать задачи по отдельности или добавлять их в список. На главной странице отображается количество задач в каждом квадранте, а также распределение задач по срокам выполнения.

• Miro — это продвинутое приложение для создания заметок на интерактивной доске, которое можно использовать как для личных, так и для рабочих целей. Miro предлагает гибкий подход к добавлению заметок в вашу матрицу. 

Техника «Pomodoro» — концентрация только на одном задаче до момента ее решения

Ключевая идея проста ― работать короткими этапами по 25 минут, потом ― пять минут перерыва. Во время перерывов необходимо полностью сменить вид деятельности, например пройтись. Такой алгоритм нужно повторить четыре раза, то есть «съесть четыре помидора». После чего ― длинный перерыв, чтобы отдохнуть.

Как правильно работать по принципе «Помодорро»:

1. Выберите наиболее приоритетную задачу — не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент (с этим поможет техника «Матрица Эйзенхауэра»).

2. Сфокусируйтесь на одной задаче. Даже если вам кажется, что вы можете делать несколько задач одновременно, притормозите. Одна задача — на один отрезок времени. Не успели ― начинайте с неё же следующий. Следующая задача ― только после того, как закончили текущую.

3. Не отвлекайтесь. Во время работы над задачей ― только работа над задачей. Отключите раздражители, не отвечайте на письма и звонки.

4. Не пытайтесь обязательно уложиться в один период. Если вы завели таймер на 25 минут, это не значит, что ваша цель ― решить задачу строго за это время. Очень важно полностью сконцентрироваться на процессе работы. Если будете стараться успеть, пока не сработал таймер, это может отразиться на качестве. Ключевая идея не в том, чтобы за 25 минут решить все дела. Она в том, чтобы сконцентрироваться на чём-то одном и не отвлекаться, а это сложно сделать в подчас безумном графике проектной деятельности.

5. Регулируйте нагрузку. Необходимо найти комфортный промежуток для работы именно для вас. Возможно, что вам для продуктивной работы мало 25 минут и перерыва в пять. Регулируйте время, ищите подходящий интервал времени до тех пор, пока не станет комфортно.

6. Нельзя недооценивать важность отдыха: короткий перерыв даст возможность восстановить силы, но не выпасть из рабочего процесса.

7. Анализируйте результат. Посчитайте, сколько помидоров вам удалось «съесть» сегодня. Если вы не успели сделать что-то важное, пересмотрите процесс, или временные интервалы.  

Дополнительным помощником и моим личным советом, в вопросе улучшения концентрации может стать «Музыкальный допинг» — это использование музыки для улучшения различных состояний, например для концентрации. Такая форма стимуляции может помочь человеку войти в состояние «потока» (психологическое состояние полного погружения в процесс, когда внимание максимально сфокусировано). Для погружения в состояние потока (максимальной сосредоточенности) рекомендуют выбирать инструментальные треки с частотой 60–80 ударов в минуту. Особенно хорошо подходит фоновая музыка в стиле «lo-fi», «ambient», или классическая музыка. Важно, чтобы в песнях не было текста, так как слова мешают работе мозга с речевой информацией.

Примеры приложений для удобного использования техники:

Pomodoro Tomato — это приложение для повышения производительности, разработанное, чтобы помочь пользователям оставаться сосредоточенными и эффективно выполнять свои задачи.

Выводы

Зафиксируем ключевые тезисы для сфокусированной работы в режиме многозадачности:

1. Развивайте навыки расстановки приоритетов, делегирования и планирования. Это поможет не утонуть в потоке информации и задач.

2. Улучшайте навык концентрации и фокусирования на конкретной задаче.

3. Отбросьте все отвлекающие факторы и постарайтесь выстроить для себя максимально комфортные условия работы.

4. Найдите для себя подходящие вам инструменты для работы в состоянии «потока».

5. Анализируйте выполненные задачи в конце дня, корректируйте методику работы в случае необходимости.