Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. В предыдущей статье мы разобрали, с чего вообще стоит начинать подготвоку к мероприятию. В этой поговорим про упаковку события – то, что формирует облик вашего мероприятия и помогает выделиться среди множества других событий. Это не только визуальная привлекательность, но и целостный образ, который помогает донести концепцию, вовлечь участников и задать правильные ожидания.
Хорошая новость: в целом большой блок работ по упаковке события вы проделали на подготовительном этапе пока писали бриф и думали над креативной концепцией.
Всем ли мероприятиям нужна упаковка? Да, в том или ином объеме. Вам в любом случае придется как-то доносить до участников мероприятия информацию о нем. Даже если вы делаете небольшое внутреннее корпоративное мероприятие.
Основные элементы упаковки
1. Позиционирование и концепция
Позиционирование — это, по сути, УТП вашего мероприятия и ответ на вопрос: «Почему стоит прийти?», если вы делаете внешнее мероприятие, то расширьте вопрос до «Почему стоит прийти именно на это событие?». Определите, чем ваш ивент будет отличаться от других: это может быть новый формат, необычная тема, участие известных спикеров, креативная подача, особая атмосфера и проч.
Концепция — это основной смысл и идея мероприятия, которая определяет все составляющие: от тематики выступлений до оформления зала и материалов. Ее вы накреативили на предыдущем этапе, если делаете мероприятие с подрядчиком.
На основе этих элементов копирайтеры, контент-менеджеры, дизайнеры, маркетологи, пиарщики и проч будут выстраивать свою работу. Чтобы не описывать сто раз одно и то же разным людям, напишите и сохраните себе файлик. Можете к нему и визуалы приложить, если уже имеются, или когда появятся.
Примеры
-
Если вы проводите конференцию о будущем технологий, то и концепция, и позиционирование будут включать акцент на инновации и будущее.
-
Если вы проводите корпоративный квиз весной и он просто вписан в ваш план внутренних коммуникаций, то концепцией может стать тема весны и весенних традиций в разных странах. Позиционирование может включать в себя акценты на соревнование и командный интеллект.
2. Целевая аудитория
Над этим блоком мы активно работали при составлении брифа. Просто заберите информацию оттуда
3. Стиль мероприятия
Стиль должен отражать позиционирование и концепцию, а также быть удобным для восприятия вашей ЦА. Стиль включает в себя фирменные цвета, шрифты, графику, логотип мероприятия и даже формат подачи контента. Обычно достаточно прийти к вашему дизайнеру, поделиться с ним идеей мероприятия и попросить помочь. Под небольшие мероприятия я обычно сразу прошу отрисовывать афишу, чтобы не делать двойной работы. Если у вас нет дизайнера, то обратитесь к AI-инструментам.
Важно!
В запале креатива не забудьте, что у вашей компании тоже есть лого и бренд-бук или иной гайд по бренду. Осознайте или согласуйте на сколько вы должны использовать эти элементы и в какой степени допустимо отступление. Обычно для внутренних мероприятий допустимы довольно большие отступления и даже иногда (да простят меня щепетильные коллеги из бренда) отсутствие логотипа. Для внешних мероприятий так размывать бренд чаще всего не стоит.
И не забудьте согласовать стиль с заказчиком! При возможности до начала разработки стиля обсудите рефернсы и пожелания.
4. Сайт мероприятия
Сайт нужен далеко не для всех событий. Оценивайте масштаб и целесообразность затрат. Большая часть внутренних мероприятий обходится без него, используя только анонсы и регистрацию с помощью какой-нибудь формы для сбора ответов. Не все внешние события в нем также нуждаются. Иногда проще и быстрее сделать страничку мероприятия и регистрацию через какой-то сервис типа Таймпада. Посоветуйтесь с вашим маркетологом, взвесьте расходы на сайт и формат вашего мероприятия.
Кстати, при желании сайты можно делать самостоятельно на Тильде или ином конструкторе.
Минимальный чек-лист
-
Первый экран в стиле мероприятия с его названием и слоганом, датой/временем, местом или форматом (онлайн/оффлайн), кнопкой регистрации. Если у вас есть временные акции по покупке билетов, тоже добавьте их на 1ый экран
-
Информация о мероприятии и его ЦА. Например, митап для Java-разработчиков; 3 технических доклада; онлайн-трансляция; офлайн-встреча в (локация); бесплатное участие; розыгрыши призов. Важно! Краткость – сестра таланта. Не утомляйте гостей длинными текстами. Если чувствуете, что нужно рассказать много, лучше запишите видео и разместите его.
-
Соцсети события. Я люблю делать это сквозными иконками.
-
Программа и расписание мероприятия. На больших мероприятиях на начальных этапах, когда собраны еще не все спикеры, лучше разместить только информацию о докладах, а уже ближе к самому мероприятию. Если у вас развлекательный формат, не предполагающий погружения гостей в расписание, то укажите время начала и окончания мероприятия и красиво опишите, что в процессе будет происходить с гостями. Для вдохновения я обычно хожу на сайты иммрсивных шоу. Как привлекательно описать то, тайну чего раскрывать нельзя – это точно к ним!
-
Информация о спикерах, если они предполагаются. Может быть отдельным блоком или включена в программу.
-
Локация и как до нее добраться. Можно также добавить карту площадки, если ваши масштабы ее предполагают. Для эмоционального включения можно добавить видео с локации. Если вы в онлайне, то особенности подключения к трансляции.
-
Варианты участия и регистрация/покупка билетов. Если вы собираете какие-то персональные данные и собираетесь с ними что-то делать (даже просто отправить напоминание о мероприятии), то обязательно разместите на сайте Согласие на обработку персональных данных. Его вам составят юристы.
-
Фото или видео с предыдущих мероприятий, если таковые есть, чтобы эмоционально зацепить потенциального участника и продемонстрировать атмосферу, которая его ожидает
-
Информация об организаторе и способы связи с вами
-
FAQ – опциональный блок, необходимость которого приходит с опытом. Если вы замечаете, много повторяющихся вопросов со стороны участников, то стоит задуматься о создании такого блока. Если у вас уже есть опыт проведения аналогичных мероприятий или сайт на этапе отсмотра собрал вопросы от вашей фокус-группы, то можете сразу включить этот раздел.
Блоки могут добавляться/убавляться в зависимости от особенностей события. Самое главное, сайт должен быть функциональным, простым в навигации, удобным для быстрой регистрации, адаптирован под мобильные устройства. И так как мы все же говорим про ивенты – то, что должно быть довольно эмоциональным и чувственным опытом для участников, не стесняйтесь дать это ощутить уже на сайте через тексты, видео и визуал.
5. Оформление соцсетей
Договоримся, что к соцсетям мы также отнесем чаты и каналы в мессенджерах. Социальные сети — это возможность поддерживать интерес к событию, делиться обновлениями и создавать комьюнити, оперативно оповещать аудиторию о критичных изменениях делать это довольно оперативно.
Соцсети нужны не для всех мероприятий. Оценивайте целесообразность расходов ресурсов на их создание и ведение. Если вы делаете внутреннее мероприятие, то можете использовать свои регулярные каналы коммуникаций для анонсов и работы с вопросами. Однако, если вы предполагаете, что коммуникаций и вопросов будет настолько много, что вы забьете свой основной канал только этой темой, то есть смысл подумать о разделении. Для внешних мероприятий обычно соцсети более востребованы, хотя бы в формате чата (мне более симпатична связка чат+канал, чтобы удовлетворить и тех гостей, кому нужна просто информация, и тех, кто заинтересован в общении), так как есть задачи по установлению взаимодействия с участниками.
Важно разработать визуальную и контент-стратегию, включающую регулярные посты с полезной и интересной информацией о событии, а также поддерживать визуальный стиль, установленный для сайта и других материалов. При правильном применении единые шаблоны для всех графических элементов, таких как посты, истории и обложки, не только поддержат целостный стиль, но и сэкономят время.
Минимальный чек-лист
-
Название совпадает с названием мероприятия
-
Краткое описание события и ссылка на сайт или форму регистрации
-
Коммуникационная стратегия: вы понимаете что, с какой целью, как часто вы будете писать. Если у вас не будет соцсетей, то просто запланируйте какие коммуникации и когда вы выпустите для своей аудитории. Минимальный набор: анонс, пост(ы) с подробностями, напоминалка накануне, пострелиз(ы) с фото/видео/материалами.
-
Контент-план – составляется на основе коммуникационной стратегии и является тактическим планом действий .
-
Визуальное оформление поддерживает визуальный стиль сайта и других материалов
-
Закрепленное сообщение (или несколько) с основной информацией о мероприятии и контактами – помогает тем, кто только присоединился быстро сориентироваться
-
Правила общения – опционально, если у вас предполагается общение участников, позволяет задать этичный тон коммуникации
-
Сотрудник, который регулярно следит соцсетями: отвечает на вопросы, предотвращает анархию. В целом это может быть тот же сотрудник, который пишет и публикует посты.
6. Анализ рынка и отстройка от конкурентов
Применимо в основном для внешних событий.
На что обратить внимание в первую очередь: темы, форматы, позиционирование, как эти события воспринимаются аудиторией, сайты, соцсети и маркетинг. При анализе обратите внимание на то, что коллеги делают хорошо, а какие моменты стоит доработать, также записывайте идеи, которые у вас возникают в процессе. Вам поможет такая табличка:
|
Название |
Ссылки |
Плюсы |
Зоны развития |
Идеи |
Такой анализ поможет не только найти актуальные тренды, но и выявить незанятые ниши. Обратите особое внимание на зоны развития. Возможно, именно в них и стоит идти.
Отстройка от конкурентов — важный элемент упаковки, который подчеркивает уникальность вашего события. Например, если большинство мероприятий для вашей ЦА оформлены в минималистичном стиле, вы можете выбрать более яркий, смелый визуальный подход, или наоборот, ввести элементы интерактивности, чтобы привлечь больше внимания. Акцентируйте внимание на тех особенностях, которые выделят его на фоне конкурентов: это может быть уникальный формат выступлений, необычная программа, неожиданные локации или интерактивные зоны.
Отстройка — это не просто про отличие, а про создание ценности и того опыта, который участники не получат на других событиях. Такое внимание к уникальности поможет привлечь больше участников и повысить лояльность к вашему мероприятию.
Ксения Казакова
HR-проекты / Employer Brand / DevRel
Автор: kseniaevent
