Всем привет, меня зовут Рома, я работаю во ВкусВилле, руковожу портфелем ИИ-проектов. Пишу про продукты и управление проектами у себя на канале: https://t.me/gde_value. Сегодня расскажу, как спор между командами привел нас к пересмотру методов планирования рабочей недели.
Я не сторонник лозунга про «баланс работы и жизни» в его карикатурном виде: по расписанию в шесть выключить ноутбук, не читать чаты по выходным и обязательно уходить в цифровые детоксы каждую неделю. Мне нравится работать в субботу, когда меньше сообщений и срочности, меня не раздражают сообщения вечером или ночью, если они важные и двигают проекты вперед. Мне интересны люди, которые горят задачами сильнее, чем должностной инструкцией, а с ребятами, которые ставят себе расписание рабочих часов в телеграме, как-то не получается найти общий язык.
Недавно обсуждал это с тимлидом из Ozon. Мы крутились вокруг темы эффективного количества рабочих часов, и ближе к концу он вкинул фразу: «Ну, сорокачасовая неделя ведь не зря придумана; наверное, кто-то исследовал и доказал, что так эффективнее всего». Эта фраза зацепила. Она звучит как успокаивающий миф, как будто есть универсальная «магическая» цифра, и если не выходить за её пределы, то и продуктивность, и здоровье в порядке. Но внутренне я вижу другое: одни люди успевают сокрушительный объём за те же часы, в которых другие тонут в бесконечных переключениях и «шуме».
Я прошерстил более двадцати рецензируемых исследований: про ограниченность рабочей памяти и внимание, про стоимость прерываний, про циркадные ритмы :) , про эффект монотонной нагрузки, про влияние короткой физической активности на исполняющие функции. И чем глубже смотрел, тем очевиднее становилось: ключевая переменная не «сколько часов в неделе», а «какое отношение у этих часов: высокой, средней и низкой когнитивной нагрузки — и как они расставлены по ритмам дня и недели».
Ниже — собранная формула «идеальной» недели: не в смысле стерильной картинки без жизни, а как конструкция, которая позволяет увлечённо работать (включая вечера и выходные при желании) и при этом не распылять самый дорогой ресурс — ясные минуты высоконагруженного мышления.
Как оценить, является ли задача «высоконагруженной»
Первый шаг — разобраться с вашими задачами и понять, насколько они «тяжёлые» для мозга. Можно условно разделить рабочие задачи на высоконагруженные и низконагруженные. Под «высоконагруженной» обычно понимается задача, требующая значительных умственных усилий и концентрации. Это соотносится с понятием когнитивной нагрузки — количества ресурсов мозга, необходимых для выполнения задания. Есть несколько признаков, по которым можно понять, что задача тяжёлая:
-
Сложность и новизна. Если задача сложная, плохо структурированная или вы делаете её впервые, она наверняка требует повышенной когнитивной нагрузки. В таких случаях приходится держать в уме много информации, принимать нестандартные решения – мозг работает на полную. Исследования по теории когнитивной нагрузки отмечают, что задачи с большим числом одновременно обрабатываемых элементов (деталей) резко увеличивают нагрузку на память и внимание. Например, запомнить и сопоставить множество фактов или шагов гораздо тяжелее, чем один-два – ошибки и усталость растут нелинейно. Если вы ощущаете, что вам трудно удержать все детали в голове или разобраться в сложной взаимосвязи частей задачи – скорее всего, это и есть высоконагруженная интеллектуально работа.
-
Требование сосредоточенности. Высоконагруженные дела практически невозможно выполнять «на автомате» или параллельно с чем-то ещё. Они требуют полного погружения и тонкой концентрации. Простой тест: можете ли вы отвлечься, не потеряв нить работы? Если нет – значит, задание требовательно к вниманию. Например, анализ данных, написание сложного отчёта – все эти виды работ обычно требуют уединения и отсутствия отвлекающих стимулов. Вы можете заметить, что после часа такой концентрированной деятельности чувствуете себя ментально выжатым – это верный индикатор высокой нагрузки.
-
Элемент творчества или решения проблем. Задачи, где нет однозначного алгоритма и приходится изобретать подход или принимать непростое решение, тоже относятся к высоконагруженным. Здесь дело не только в объёме информации, но и в необходимости генерировать новые идеи или искать пути, что сильно нагружает исполнительные функции мозга. К примеру, разработка стратегии, поиск ошибки в сложной системе, творческое письмо – всё это требует повышенных умственных затрат и часто ментально утомляет сильнее, чем рутинная деятельность.
Напротив, низконагруженные задачи – это те, что выполняются почти автоматически, по привычному шаблону. Если дело хорошо вам знакомо, многократно отработано, не содержит сложных новых элементов – скорее всего, когнитивная нагрузка будет низкой. Например, сортировка почты, копирование данных из документа в документ, простые повседневные операции – всё, что можно делать на «автопилоте» и при этом думать о постороннем, без большого напряжения ума. Такие задачи практически не задействуют рабочую память и внимание на полную мощность. Вы можете определить их по ощущению: низконагруженная работа кажется легкой, почти не утомляет умственно и часто может выполняться параллельно с прослушиванием музыки или периодическими отвлечениями.
Понимая эти признаки, оцените каждую свою задачу: сколько внимания она потребует? Придётся ли учиться новому? Какова цена ошибки? Если ответы показывают высокий уровень усилий и ответственности – смело относите дело к высоконагруженным и планируйте его соответствующим образом (например, ставьте в свой пик концентрации, ограничьте внешние отвлечения на это время и пр.).
Как определить свой пик внимания
Следующая ключевая часть пазла — узнать свои личные «часы пик». Люди не одинаково внимательны в разное время суток — у каждого есть свои биоритмы. Пик внимания — это период дня, когда ваш мозг работает наиболее продуктивно: максимальная скорость мышления, ясность ума, способность концентрироваться. Зная свой личный ритм, вы можете планировать самые важные задачи на часы пика. Определить его помогают как самонаблюдение, так и научные данные о среднем для людей.
Биологически у большинства людей когнитивные способности следуют циркадным ритмам. В среднем, наихудшие показатели внимания бывают ночью и ранним утром, затем около полудня наступает улучшение, а самый высокий уровень бодрости часто наблюдается во вторую половину дня и ранним вечером. Однако, индивидуальный хронотип играет большую роль – условные «жаворонки» и «совы» имеют разные пики. Если вы рано ложитесь и рано встаете, возможно, ваши личные пики смещены ближе к утру. Если вы активны поздно вечером, то пик внимания может приходиться на поздний день или даже вечер.
Как на практике узнать свой пик? Понаблюдайте за собой хотя бы в течение пары недель. Отмечайте по часам, когда чувствуете максимальную сосредоточенность и энергичность. Можно вести небольшой дневник продуктивности (или трекайте время, разработчиков же заставляете): каждый час рабочего дня оценивайте свою концентрацию по 10-балльной шкале. Скоро станет понятно, в какие периоды вы наиболее продуктивны. Также показатель – когда вам легче всего удается выполнять сложную умственную работу. Например, кому-то писать отчёт проще утром, пока свежая голова, а кто-то разгоняется только к обеду.
Совместите самонаблюдение с рекомендациями: учитывайте, что у среднестатистического человека после обеда (около 13–15 часов) бывает послеобеденный спад бодрости, а затем возможен второй подъём в поздние дневные часы. Интересно, что разные типы деятельности могут чуть по-разному ложиться на график пика. Короткая память и простые вычисления часто лучше даются утром при низком уровне возбуждения, а вот более творческие или сложные аналитические задачи некоторым людям лучше даются во второй половине дня, когда мозг уже «разогрелся». Например, ряд исследований заметил феномен: непосредственное запоминание новой информации эффективнее по утрам, а выполнение задач на долгосрочное понимание или творческий инсайт может оказаться плодотворнее ближе к вечеру. Однако эти различия индивидуальны. Главное – определить свои часы максимальной умственной продуктивности. Именно на них ставьте высоконагруженные задачи, требующие глубокого погружения. В непиковые часы планируйте рутину или отдых. Такой подход согласуется с нашим внутренним биологическим ритмом и позволяет получать максимум результата с минимумом стресса.
Если нет высоконагруженных задач: сколько рутинных задач можно планировать?
Бывают дни, когда в расписании нет сложных проектов, а только рутинные, относительно легкие дела. Кажется логичным заполнить ими весь день, раз уж они не требуют больших усилий. Но здесь важно помнить: даже работа «на автомате» потребляет ресурсы и время, и наш мозг не способен поддерживать концентрацию бесконечно. Вопрос в том, сколько такой монотонной работы можно выполнять эффективно.
Во-первых, даже если задания простые, психика требует разнообразия и пауз. Многочасовое однообразие ведет к феномену снижения бдительности (vigilance decrement) – постепенному падению внимания и качества выполнения при длительной монотонной задаче. Классические исследования внимания показывают: через 30–60 минут однообразной деятельности люди начинают чаще ошибаться, пропускать детали, «замыливание взгляда» происходит неизбежно. Поэтому нельзя рассчитывать, что вы 8 часов подряд идеально проработаете даже над лёгкой задачей без снижения эффективности. Микропаузы и переключения всё равно нужны, иначе возрастает риск ошибок.
Во-вторых, данные о реальной продуктивности офисных сотрудников свидетельствуют: средний человек фактически тратит на работу лишь несколько часов в день даже при полном 8-часовом присутствии на рабочем месте. Опрос почти 2000 офисных работников в Великобритании показал, что чистое время продуктивной работы составило ~2 часа 53 минуты из 8-часового дня. Остальное время ушло на чтение новостей, перекусы, социальные сети, разговоры – то есть мозг искал разгрузку.
Изначально я планировал загружать свой календарь N-ым кол-вом высоконагруженной работы, а кучу рутины сгружать на вторую половину дня. Но оказалось, что если пытаться переработать даже на легких задачах, наступает состояние умственной усталости, падает скорость и качество. В итоге это может повлиять не только на остаток рутины в конкретный день, но и на пик эффективности в следующий.
Рецепт идеального календаря
Итак, мы разобрались с двумя компонентами: примерами сложных и легких задач, и когда лично вы наиболее продуктивны. Теперь можно перейти к самому главному – составлению рабочего расписания мечты, в котором правильные задачи стоят в правильное время. Ниже приведен пошаговый рецепт идеального расписания на день (или неделю), следуя которому вы оптимизируете свое время и энергию.
-
Учтите фиксированные обязательства. Для начала внесите в расписание все мероприятия, жестко привязанные ко времени, которые вы не можете изменить (как бы не хотелось :)).
-
Забронируйте свои «пиковые часы» под сложную работу. Теперь самое важное: зарезервируйте время ваших личных пиков продуктивности для высоконагруженных задач. Это означает – никаких мелких поручений, встреч или отвлекающих переписок в эти часы. Защитите их в календаре, как если бы у вас в это время уже была встреча с важным клиентом. Стоит планировать минимум один час глубокой работы в свой пик эффективности (но лучше планировать больше). Именно в эти отрезки решайте самые умственные, стратегические, творческие задачи – то, что требует максимума вашей умственной отдачи.
-
Разместите легкие задачи на периоды спада. Далее распланируйте низконагруженные, рутинные дела на те отрезки дня, когда наблюдается естественный спад вашей энергии.
-
Корректируйте расписание по результатам. Создав свой идеальный календарь, дайте ему поработать некоторое время и отслеживайте результаты. Возможно, вы обнаружите, что рассчитали что-то не совсем верно. Например, пик оказался короче, чем предполагалось, или, скажем, вы поставили две творческие задачи в один день, но чувствуете, что вторая «не пошла». Регулярно анализируйте: удалось ли выполнить запланированное в отведенные слоты? Рассчитана ли сложность дел под ваши возможности? Что было лишним, а чего не хватило? Используйте эти наблюдения, чтобы подправить свой календарь.
Влияние на команду и как мы начали применять это внутри нашей команды во ВкусВилле
Персональная продуктивность – это здорово, но что насчет команды? Учёт пиков сотрудников помогает лучше организовать совместную работу.
Мы открыто обсудили в команде тему продуктивных периодов. Общие созвоны и совещания стоит планировать на часы, когда у всех хотя бы относительно нейтральное время. В часы глубоких индивидуальных работ (например, вторая половина дня для многих) лучше не дергать людей на митинги и звонки, не заставлять их терять контекст и лишний раз переключаться.
Такой подход к планированию не только повысил продуктивность ребят и снизил временные затраты, которые они тратили на переключения, но и кратно уменьшил недовольства и конфликты. Для нас частой ситуацией был спор, например, системного аналитика и разработчика, который должен потом сделать реализацию описанных контрактов. Аналитики часто приходили и выдергивали ребят на звонки в течение рабочего дня, что мешало потоку ребят и вырывало их из контекста. Разработчики в какой-то момент начали сопротивляться, а потом и вовсе саботировать внезапные звонки. Сейчас мы пришли к договоренности о конкретных слотах для звонков между аналитиками и разработчиками, с учетом темпа их темпа работы и наиболее продуктивных слотов в дне.
В заключение, создание идеального рабочего календаря – это сочетание научного подхода и индивидуального творчества. С одной стороны, мы опираемся на данные о биоритмах и когнитивных циклах человека, с другой – учитываем личные особенности и характер работы. Вы удивитесь, насколько больше успевается и насколько меньше ощущается усталость, когда сложные задачи совпадают с часами высокой концентрации, а отдых и мелкие дела приходятся на периоды спада.
Попробуйте пересмотреть свой календарь по описанной методике. Надеюсь, что это поможет вам успевать больше.
Автор: rteterin
