От хаоса к фокусу: создаем ценность, не теряя себя

Вы весь день работали над задачами, ответили на сотню сообщений, отсидели пять созвонов, но к концу дня ловите себя на мысли: «а что, собственно, я сделал» — знакомо? Или не особо продвинулись за день, но, встав из-за компьютера, чувствуете себя как выжатый лимон…

В студенческие годы у меня как-то получалось совмещать учёбу, работу, попытки делать стартап и иногда ещё преподавать веб-разработку. Но в какой-то момент я обнаружил себя в состоянии, когда не могу собраться, чтобы просто сделать очередную задачу в Jira. Горизонт планирования упрямо упирался в завтрашний день. Когда утром садился за ноутбук, сил работать не было.

Постепенно внедряя новые привычки, я смог выйти из порочного круга и теперь хочу поделиться практиками, которые помогли мне вернуть фокус и энергию. Не стану рассказывать о бинауральной музыке и биохакинге, а сосредоточусь на понятных практических рекомендациях.

Необходимо принять, что результат измеряется значимостью, а не потраченным временем. А затем максимизировать создаваемую ценность, корректно расставляя приоритеты, поддерживая энергетический ресурс и чётко направляя фокус. Как этого добиться? Вот 15 рекомендаций.

Возвращаем фокус

1. Планируйте время для глубокой работы

Многие виды интеллектуальных задач требуют полного погружения и занимают всю оперативную память. Их невозможно эффективно выполнять параллельно с проверкой мессенджеров, не говоря о совмещении с другими задачами. К ним относятся подготовка текстов, вдумчивое чтение, анализ, проектирование.

Важно заранее планировать работу так, чтобы в расписании было больше непрерывных слотов для глубокой, сфокусированной деятельности (deep work). Это означает подготовленное место и время: без созвонов, без уведомлений, без отвлекающих факторов (ремонт за стеной, голодная собака, выкипающий суп на плите). Вы не обязаны сидеть недвижно — можно вставать, ходить, но не сбивайте настроенный контекст, переключаясь на телефон или посторонние заботы. В таких условиях фокус и качество результата кратно возрастают.

Не будьте белкой в колесе, пытающейся выплыть из бесконечного потока входящих сообщений и митингов. Осознайте, что именно вы управляете своим расписанием и своим вниманием. Многие следующие пункты лишь дополняют эту важную рекомендацию.

2. Отключайте уведомления

Я считаю, большинство уведомлений бесполезны или даже вредны. Они разрушают концентрацию и выбрасывают из состояния потока, вернуться в которое бывает очень сложно. Это не означает, что вы должны пропасть для мира, но следует стараться перевести коммуникацию из реактивной в запланированную: выделять слоты для ответа на сообщения пачками, а не сидеть нон-стоп в онлайне.

Для глубокой работы идеально подойдёт режим «не беспокоить» на компьютере и телефоне, но и в остальное время весьма полезно поддерживать гигиену внимания. Вы можете изменить настройки для неприоритетных уведомлений: какие-то без звука, какие-то не выводить на экране блокировки. От уведомлений о рассылках и из групповых чатов стоит отказаться в принципе.

О коллегах не беспокойтесь: просто поставьте статус «занят» в мессенджере, и проблема решена. Ещё один лайфхак, но подойдёт не для каждого: ставьте слот для глубокой работы на утро пораньше, пока любители вам написать ещё спят.

3. Работайте в однопоточном режиме

Речь идёт не только о количестве ваших задач в статусе “In Progress” в трекере, но в первую очередь о текущем рабочем процессе. Не стоит правым ухом слушать созвон, а левой рукой писать код. Многозадачное поведение быстро утомляет, часто приводя к неудовлетворительному результату. Одна задача, один контекст, один фокус — вот к чему стоит стремиться. Так вы сэкономите энергию на переключении и повысите качество работы.

Ставим приоритеты

4. Выбирайте 1-3 ключевые задачи на день

В начале дня чётко обозначьте, что именно вы сделаете сегодня: выберите одну–две–три ключевые задачи. Всё остальное либо сразу переносите на другой день, либо помечайте как опциональное. Это защищает от распыления внимания и создаёт реалистичные ожидания от результатов рабочего дня. Вставая из-за компьютера, вы будете чувствовать, что достигли поставленных целей, а не фрустрироваться от того, что ещё 10 задач остались не сделаны.

5. Декомпозируйте работу на задачи по 2-3 часа

Чтобы прошлый совет был применим, структурируйте свою работу в виде задач длительностью не более 2-3 часов по критериям SMART. Если же в todo-лист затесалась слишком крупная задача или задача без измеримого результата, декомпозируйте её на задачи поменьше с чётко очерченными границами. Мозг не любит абстрактное «просто поработать», зато кайфует от достижения конкретных целей и прожатых галок в todo-листе.

Тогда, например, у вас будет не «поработать над сторей», а «разработать и влить МР по задаче X». Иногда этого много — тогда декомпозируем дальше и получаем три отдельные галки: «написать логику для задачи X», «покрыть логику X тестами», «внести правки по ревью и влить МР».

Если вы придерживаетесь методологии TBD, то, скорее всего, ваши задачи уже хорошо декомпозированы и представляют собой небольшие инкременты ценности — отлично. Работу над документами и исследования также следует разбивать на ограниченные атомарные чанки.

6. Держите приоритет на важном

Мы часто теряем время на мелкие и несущественные задачи. Ценность, которую вы приносите, не определяется количеством закрытых вами тикетов. Не все задачи, которые есть в бэклоге, действительно полезны:

• если у приложения 10 пользователей в месяц, едва ли стоит тратить время на дорогую задачу по улучшению производительности на 3%;

• если сервис скоро выведут из эксплуатации, не стоит тратить время на рефакторинг и апгрейд версии фреймворка.

Уверен, вы сможете найти более ценные задачи. Если (ну вдруг) их нет у вас в бэклоге, сходите к лиду или узнайте в соседних командах. Точно не стоит брать задачу, чтобы просто заполнить рабочее время.

Бывает, что задач очень много, но важно помнить: идеал недостижим, все задачи в мире не переделаешь. Придётся выбирать, но делать это стоит с умом. От этого напрямую зависит ценность вашего вклада в продукт, а значит — удовлетворённость и, весьма вероятно, размер премии. С этим поможет воронка фокуса.

Отбрасываем лишнее

7. Применяйте воронку фокуса

Вы видите следующую задачу в бэклоге, вы уже знаете, как её сделать: «у-ух, щас я её» — думаете вы… Но не спешите, возможно, её не нужно делать!

Непосредственно перед тем, как взять задачу в работу, не забудьте прогнать её через воронку фокуса Рорри Вадена. Задайте себе три вопроса о задаче: могу ли я её отбросить, автоматизировать или делегировать.

Если все три проверки пройдены, делать должны вы сами вручную, убедитесь, что задачу действительно важно сделать прямо сейчас. Если это так, принимайтесь за работу с максимальной концентрацией сил и внимания. Если нет, используйте принцип ПВО (подожди выполнять — отменят). Требования меняются быстро, и весьма велик шанс, что уже через пару недель задача может оказаться вовсе ненужной, а вы потратили время. Лучше найти что-то более срочное и актуальное.

8. Выгружайте мысли из головы

У меня часто бывает, что во время работы над задачей X приходят мысли по поводу задачи Y и начинают понемногу отъедать внимание. Либо всплывают мысли, не связанные с работой. Что бы это ни было, оно способно выбить вас из состояния потока и привести к расфокусу.

Как только заметили фоновую мысль, старайтесь сразу выгрузить её на материальный носитель (делайте brain dump). В идеале стоит иметь для этого специально отведённое место в блокноте или в заметках на компьютере – я часто использую Obsidian. Для психики это выглядит более надёжно и убедительно, чем когда вы пишете на случайном клочке бумаги. Так вы освобождаете больше оперативной памяти для текущей задачи.

Этот же приём помогает переключаться из рабочего режима в состояние отдыха, не прокручивая задачи в голове бесконечно. Просто выгрузите мысли на бумагу, и они спокойно подождут там до завтра.

9. Уберите всё лишнее со стола

Важно убрать не только лишние мысли из головы, но и лишние вещи со стола. Рабочее пространство должно содержать только то, что действительно важно для работы. Ненужные предметы и визуальный шум увеличивают когнитивную нагрузку и мешают концентрации.

То же касается рабочего стола компьютера. Скройте лишние элементы управления, закройте ненужные окна и вкладки браузера – всё, что отвлекает от фокуса на задаче. Я частенько пользуюсь zen-mode в IDE, в том числе при написании этой статьи. Советую попробовать, если ещё не.

Осознание важности этого пункта пришло ко мне в универе, когда я готовил доклад про теорию научной организации труда А.К. Гастева. В ранние годы СССР им был создан институт, который выпускал методички на все случаи производственной жизни: как разложить инструмент, как рубить топором, как клепать трубки и т.п. Наибольшую известность получил универсальный список правил «Как надо работать» – он сохраняет актуальность до сих пор.

Как надо работать

Или вот немного другая версия от 1923 г.:

1. Сначала продумай свою работу досконально.

2. Приготовь весь инструмент и приспособления.

3. Убери с рабочего места всё лишнее.

4. Инструмент располагай в строгом порядке.

5. Не берисза работу круто; входи в работу исподволь.

6. Если надо сильно приналечь, то сначала приладься, испробуй на полсилу, а потом уже берись во всю.

7. Работай ровно: работа приступами, сгоряча, портит и работу и характер человека.

8. При работе ищи удобного положения тела: по возможности садись, ноги расставляй, чтобы была экономная опора.

9. Не работай до полной усталости. Делай равномерные отдыхи.

10. Во время работы не кушай, не пей, не кури. Делай это в рабочие перерывы.

11. Не надо отрываться в работе для другого дела.

12. Если работа не идет, — не волноваться; надо сделать перерыв, успокоиться и снова за работу.

13. Полезно, в случае неудачи, работу прервать, навести порядок, прибрать рабочее место, облюбовать его и снова за работу.

14. При удачном выполнении работы не старайся ее показывать, хвалиться, лучше вытерпи.

15. В случае полной неудачи легче смотри на дело и попробуй сдержать нервы и снова начать дело.

16. Кончил работу и прибери все до последнего гвоздя, а рабочее место вычисти.

Оптимизируем коммуникацию

10. Фильтруйте ненужные встречи

На практике безболезненно можно отказаться примерно от половины входящих приглашений на созвоны. Если нет повестки, смело отказывайте с просьбой прояснить контекст. Если контекст есть, но неясно, зачем нужно ваше присутствие, — отказывайтесь. Если от вас не требуется решений и вам просто «нужно быть в курсе», попросите сделать запись, а лучше — подвести краткие итоги текстом. Сейчас с технологиями распознавания речи и ИИ-суммаризаторами это практически ничего не стоит.

Большинство вопросов обычно можно быстро решить парой сообщений в чате или по почте без часовых встреч на 10 человек. Обсуждение голосом или вживую действительно продуктивно лишь на том этапе, когда проблема описана, контекст зафиксирован и по нему остаются конкретные спорные вопросы. Встречи без подготовки, четкой повестки и целей — это трата времени.

Если уже в процессе встречи вы поняли, что ваше участие больше не требуется, попрощайтесь в чате и смело выходите. Это нормальная практика и экономия ресурсов.

11. Не давайте точные сроки

Разработчики часто оценивают задачи в идеальных человеко-часах, не учитывая отвлекающие факторы, риски и корректировку требований. Эти оценки передаются менеджерам, а затем превращаются в жёсткие дедлайны, из-за которых приходится работать в бесконечном кранче, накапливая техдолг, жертвуя качеством, а иногда — сном и здоровьем. Вместо удовлетворения и радости от созидания наступают фрустрация и выгорание, а причиной тому — ваши собственные необдуманные прогнозы.

Выход прост: не называйте точные сроки. Часто, когда вас просят оценить времязатраты, у вас ещё нет чёткого представления о требованиях и объёме предстоящих работ. У вас объективно нет данных для точного прогноза, и, делая его, вы вводите в заблуждение себя и менеджера. Вместо точных дат давайте диапазон, не стесняясь подвинуть верхнюю границу подальше — например, 3–7 дней или 3–5 недель. Вы строите доверительный интервал: чем выше нужна уверенность, что вы в него попадёте, тем шире должны стоять границы.

Не забывайте, что помимо непосредственной работы над задачей у вас ещё есть созвоны, ревью кода, дежурства, срочные баги с прода, вопросы от коллег, опросы и документы. Итого вы тратите на задачи в лучшем случае 50–60% своего рабочего времени (это число называется фокус-фактором). Также не забывайте про вероятность пересмотра и уточнения требований, непредвиденные сессии отладки, проблемы с зависимостями, инфраструктурой и т.п.

Если менеджер настаивает на более точной оценке, говорите, что вам нужно больше данных и время для анализа. От бизнеса вам требуется получить на руки полные и строгие требования, а самому — согласовать и зарезервировать время на изучение кодовой базы, предстоящих интеграций и т.п. На это вполне может уйти несколько дней, но без этого вы просто не вправе давать конкретный срок, если считаете себя честным человеком.

При анализе в первую очередь устраняйте зоны неопределённости: выявите то, что вы ещё не делали сами; смотрите в части кода, куда ранее не заглядывали; изучайте документацию библиотек и API, с которыми интегрируетесь впервые. Часто для точной оценки необходимо подготовить архитектурный документ или простейший прототип с проверкой гипотез в коде.

12. Запрашивайте вето, а не разрешение

Мало что так не снижает продуктивность, как внешние блокировки. Полезная и важная работа часто тормозится из-за плохой коммуникативной культуры или неэффективного тайм-менеджмента окружающих. Вы находитесь в мучительном ожидании, тратя когнитивный ресурс, и как итог — теряете контекст и мотивацию.

В таких условиях полезно действовать через принцип вето: вместо того чтобы неделями выпрашивать апрув на реализацию своей идеи, перенесите груз бюрократической ответственности на лицо, принимающее решения. Подготовьте свой план, отправьте его стейкхолдерам с сообщением в духе: «вот мой план, если ни у кого не будет возражений, через 2 дня попробую это сделать». Разумеется, некоторые решения всё же требуют явного согласия, но в большинстве случаев это избыточно.

Заботимся о себе

13. Поддерживайте тело в рабочем состоянии

Замечали за собой, что вы тушите очередной пожар, сидя в неудобной позе с мыслью: «вот сейчас чуть-чуть ещё допишу и сяду удобно»? Но поток работы так и не останавливается, и вы продолжаете сидеть как рыболовный крючок… У меня так было постоянно.

Ваши телесные ощущения — ваш индикатор. Если тело зажато, вы передавили: нужно остановиться, пройтись, расслабиться. В процессе работы полезно регулярно вставать, ходить, разминаться, дышать свежим воздухом. Сидячий образ жизни в эволюционном смысле плохо подходит для человека. Природа не готовила нас к существованию в четырёх стенах с доставкой готовой еды, да и к офису тоже. Физическая активность — это ваша инвестиция не только в здоровье, но и в продуктивность.

После завершения курса физкультуры в вузе я несколько лет не мог заставить себя регулярно заниматься спортом. Часто после работы уже не было сил идти куда-то. Так было, пока я не открыл для себя утренние тренировки. Я стал 2–3 раза в неделю ходить на йогу в 7 утра, а когда нагрузки стало не хватать, стал постепенно переключаться на бадминтон. Ранняя тренировка даёт заряд энергии на весь день, способствует уверенности в своих силах, креативности, концентрации внимания — попробуйте, если тоже не хватает сил на спорт вечером.

14. Разграничивайте работу и отдых

Для поддержания благополучия в стратегической перспективе необходимо разделять время работы и отдыха. Особенно важно выработать понятные для организма правила смены режима, если вы работаете дома, и одно пространство совмещает функции рабочего кабинета и комнаты отдыха.

Вопреки мнению некоторых, отдых — это не смена деятельности и не выполнение более простых задач, а осознанное и глубокое «ничегонеделание». В состоянии отдыха мысли должны свободно блуждать, не цепляясь за рабочие и иные проблемы. Более продвинутый уровень — практики медитации, которые ещё лучше помогают восстановить энергию и внимание.

Когда-то услышал у психолога Евгении Стрелецкой такую схему, что отдыхать важно каждый день вечером, каждую неделю на выходных, каждый год во время отпусков и праздников. При этом на отдыхе в идеале вы должны забывать, кем вы работаете, кто ваш начальник и как надо нажимать кнопки на клавиатуре.

15. Выстраивайте контакт с собой

Моя жена, прочитав набросок статьи, верно подметила, что никаие списки рекомендаций никогда не помогут вам стать продуктивнее, не дадут сил и не станут вашими полезными привычками, если при этом вы не будете выстраивать настоящий близкий и теплый контакт с собой, учиться прислушиваться к своим потребностям и удовлетворять их.

Возможно, задача, на которой никак не получается сфокусироваться, просто вам не близка. Может, на самом деле вы хотите заниматься чем-то совсем другим. Обязательно находите время, чтобы побыть с собой и подумать о том, каковы ваши ценности и что действительно важно для вас. А в случае продолжительного кризиса точно не будет ошибкой заглянуть на прием к психологу.

Вместо вывода

Планируйте непрерывные слоты для глубокой работы, отключайте уведомления и сохраняйте однопоточность для защиты фокуса. Декомпозируйте крупные активности на SMART-задачи по 2–3 часа и планируйте 1–2 ключевые задачи на день для формирования честных ожиданий о результатах работы. Максимизируйте ценность своего труда за счёт приоритизации и воронки фокуса. Фильтрация встреч, прогнозы сроков в виде диапазонов уберегут от лишней суеты, а физическая активность и чёткое разделение работы и отдыха помогут поддерживать устойчивый ритм без выгорания.

Продуктивность — это не про то, чтобы сделать больше за меньшее время, а про то, чтобы делать действительно важные вещи, не теряя себя по пути. Ни одна из этих рекомендаций не требует сверхусилий, но именно их системное применение помогает сохранять баланс, избегать выгорания и при этом чувствовать, что вы стабильно заняты созданием ценности, а не просто «заняты».

P.S. В статье я поделился опытом, что работает для меня. Делитесь в комментариях, какие практики помогают вам поддерживать концентрацию и направлять ресурсы на то, что действительно важно.

Материалы по теме

• База про когнитивные ошибки при оценке сроков: «Фокус-фактор: почему у разработчика никогда нет 40 часов на задачи»

• Практические советы коллег по цеху: «Что я делаю, когда работы по горло», «Как перестать отвлекаться, работая в IT»

• Несколько статей по теме с позиции биологии и когнитивных наук: «Тайм-менеджмент от топ-экспертов», «Улучшить концентрацию внимания и память», «Препараты от СДВГ действуют не так, как предполагалось»

• YouTube-канал про путь от инженера к CTO, который даёт много инсайтов про управление фокусом: @theseriouscto